Já que estamos a quase dois meses para 2019, como anda o Planejamento de Treinamentos do ano que vem da sua empresa?
Para a elaboração de um plano anual, é fundamental ter claro alguns aspectos da organização antes, como por exemplo, modelos de estratégia de negócios, metas de performance e também objetivos de aprendizagem definidos por toda a equipe de Recursos Humanos.
Em seguida, é a hora de entender melhor como os processos de Treinamento e Desenvolvimento poderão auxiliar o negócio em seu crescimento.
Como montar o Planejamento de Treinamentos Anual?
O passo a passo que elaboramos a seguir foi feito com base nas ações propostas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), instituição considerada referência pelas organizações em diferentes setores.
1- Pesquisar e apurar quais são as Necessidades de Treinamento da organização
Este processo de diagnóstico também pode ser conhecido como Levantamento de Necessidade de Treinamento (LNT) ou definição de necessidade de treinamento (DNT).
A principal estratégia neste momento, é que gestores e profissionais da área de Recursos Humanos busquem a resposta para alguns questionamentos considerados estratégicos neste momento. Alguns deles são:
■ Quais são as metas esperadas? Tanto para um departamento específico quanto para toda organização;
■ Quais são as habilidades que precisam ser desenvolvidas com mais urgência?
■ Quais são os problemas mais urgentes que podem ser resolvidos com T&D?
■ Quais são os resultados esperados para este planejamento?
É importante estar atento às demandas que a organização possui, pois nem todas serão solucionadas com o treinamento e desenvolvimento, algumas vezes, problemas de mercado podem ser considerados erroneamente uma fala dos colaboradores, quando na verdade existem problemas de logísticas, gestão de compras, por exemplo.
Tudo que estiver relacionado a comportamentos ou reforçar certo tipo de ação pode ser considerado neste planejamento de maneira estratégica.
Na hora de pesquisar e apurar vale também a realização de pesquisa de clima, conversas com a liderança, pesquisa qualitativa com membros de equipes e o que mais for considerado necessário para coletar informações consistentes e válidas para a elaboração do Planejamento Anual de Treinamentos.
É importante também, avaliar os indicadores utilizados e também comparar as últimas avaliações da empresa e como os resultados foram se alterando com o passar do tempo, isso pode ‘dizer’ muito sobre o desafio que existe pela frente.
Sobre os indicadores, alguns que podem ser considerados são tanto fatores quantitativos (produtividade, valores econômicos, metas, rotatividade, histórico de investimentos em T&D e etc.) quanto os qualitativos (qualidade de vida, conhecimento técnico dos profissionais, processos contra a empresa, ações corretivas ou registros de não conformidades, inovação tecnológica, índices de engajamento e tendências de mercado).
2- Desenvolvimento de um Planejamento de Treinamentos
Esta é a etapa mais importante de todo processo, pois é o momento em que efetivamente será elaborado o Planejamento Anual de Treinamentos.
O importante para garantir o sucesso do planejamento é elaborar soluções é que o planejamento estabeleça objetivos que busquem solucionar os problemas levantados na etapa 1 de elaboração. Pode soar como algo fácil, no entanto os objetivos podem perder o sentido ao longo do caminho e é isso que precisa ser evitado.
Para facilitar a elaboração deste planejamento, existem algumas perguntas que devem ser respondidas ao longo do processo e que podem ajudar.
■ Quais elementos precisam ser trabalhados ao longo do ano? – Elaboração do conteúdo;
■ Qual necessidade deste conteúdo ser trabalhado? – Corrobora com o diagnóstico do problema;
■ O que eu busco alcançar com este plano? – Estabelecer objetivos sólidos;
■ Qual meu público-alvo? – Stakeholders envolvidos no processo;
■ Qual a melhor estratégia para atingir meus objetivos? – Elaboração de métodos de treinamento;
■ Quem serão os responsáveis por ministrar o conteúdo? – Instrutores e multiplicadores;
■ Qual o custo estimado do processo? – Elaboração de budget;
■ Como será possível mensurar as ações proposta após o fim do plano? – Mensuração de resultados.
Para garantir a legitimidade do processo, é importante que exista uma variedade de métodos e que estes se apliquem a realidade do público-alvo. Mesmo que seja um plano voltado para o público interno, existem diferentes níveis de instruções que precisam ser trabalhados de maneira personalizada.
É fundamental também pensar no valor do investimento que será feito para a elaboração das ações propostas no plano, afinal sem recursos financeiros a viabilização do projeto pode ser comprometida.
3- Implementação do Plano de Treinamentos
Após estruturar o cronograma de acordo com as necessidades da organização, está na hora da etapa mais importante do plano: a implementação.
Quanto maior o preparo e o embasamento, melhor será a etapa de ‘colocar a mão na massa’ e as chances de haver problemas também são menores.
Nesta etapa, vale a pena prestar atenção em alguns pontos cruciais:
■ Delegar responsabilidades de execução e avaliação;
■ Trabalhar o plano com todos os colaboradores envolvidos;
■ Compartilhar conteúdos e materiais produzidos.
Procure documentar a execução do plano, assim se algo der errado, é possível analisar quais foram os pontos falhos e corrigir antes que aconteçam maiores danos.
4- Mensuração de Resultados
Esta é a hora de avaliar a efetividade do seu Planejamento anual de T&D. A importância de mensurar está na capacidade de medir o quanto os treinamentos desempenharam a função de atingir os objetivos propostos. É fundamental escolher um método de mensuração, caso a organização já não possua, e também responder algumas perguntas, como por exemplo:
■ Foram observadas mudanças de comportamento?
■ Os indicadores e metas da organização apresentaram melhoras?
Falando um pouco mais sobre os métodos de mensuração, as opções mais comuns são:
Avaliações quantitativas: neste ponto podem ser avaliadas questões como o índice de presença dos colaboradores, o número de treinamentos realizados, o índice de participação nas discussões sobre o assunto, etc.
Pesquisas: As pesquisas são ótimos indicadores neste caso e podem ser desenvolvidas por diversos métodos diferentes como, por exemplo, uma pesquisa qualitativa que irá prover alguns feedbacks mais específicos acerca do planejamento ou também uma pesquisa quantitativa que irá mostrar o índice de satisfação geral das pessoas que estiveram em treinamento neste período.
Pesquisas de dados secundários: Estas podem ser algo bastante estratégico neste momento, pois se trata da averiguação e pesquisa de dados e documentos. Um ótimo exemplo para esta ferramenta de mensuração é a comparação dos índices e métricas da organização antes e depois do cronograma anual de T&D.
É importante lembrar também que o aprendizado é um processo contínuo e que sempre haverá novos assuntos que deverão ser trabalhados pela equipe de T&D para auxiliar no desenvolvimento estratégico da companhia.
Por isso, é importante salientar que um Planejamento anual deve ser um projeto contínuo e à medida que este trabalho expandir, a criação de projetos de médio e longo prazo também serão considerados diferenciais positivos para a organização.