Ter uma boa Gestão de Tempo é importante para manter a produtividade elevada e os resultados positivos, seja para distribuidoras ou quaisquer outras empresas atuantes no mercado.
Para isso, o ambiente corporativo precisa estar preparado para fazer o máximo proveito do seu tempo e seus colaboradores, fornecendo soluções eficazes para que as atividades sejam cumpridas nos prazos estabelecidos e os setores permaneçam sempre organizados.
Quer saber como implementar uma Gestão de Tempo benéfica para o seu negócio? Então basta acompanhar o artigo abaixo e adotar as medidas apresentadas aqui na sua empresa!
O que é Gestão de Tempo?
A Gestão de Tempo é um processo de organização e priorização de tarefas, onde a jornada de trabalho diária é aproveitada de maneira eficiente, melhorando a performance da empresa.
Esse tipo de gestão surgiu com o intuito de melhorar o desempenho da companhia por meio do engajamento de colaboradores, os ensinando a estabelecer quais são as atividades que merecem maior atenção e possuem prazos a serem cumpridos.
Sabendo realizar este planejamento das tarefas diárias que devem ser executadas, é possível driblar os fatores de distração, como redes sociais ou interrupções no ambiente, e entregar um trabalho de qualidade.
Por outro lado, se a Gestão de Tempo não faz parte da rotina do empreendimento, os colaboradores podem se sentir constantemente frustrados e sobrecarregados devido às tarefas acumuladas dos dias anteriores, as quais não foram finalizadas devido a falta de planejamento.
Portanto, o primeiro passo é identificar a origem da interrupção, podendo ser:
- Autogerada - onde o colaborador se distrair sozinho, como por mensagens de WhatsApp ou e-mails;
- Gerada pelo ambiente - que pode ser proveniente de colegas de trabalho querendo conversar ou sons ambiente que comprometem a foco na atividade.
A primeira opção, a distração autogerada, é mais perceptível e possível de ser eliminada com mais facilidade, já que depende exclusivamente do afetado. Enquanto que a outra requer um pouco mais de atenção dos líderes e gestores para ser resolvida.
Dessa forma, será possível caminhar para adotar uma Gestão de Tempo na sua empresa, a qual traz diversos benefícios que você pode conferir abaixo.
Benefícios da Gestão de Tempo Eficaz para Distribuidoras
A Gestão de Tempo pode ser utilizada tanto de forma pessoal quanto no ambiente de trabalho, mudando hábitos e melhorando características, habilidades e resultados de cada colaborador de forma individual, refletindo positivamente na equipe e na empresa.
Logo, pode-se enxergar esse tipo de gestão como uma estratégia empresarial que deve ser implementada na companhia, gerando uma série de benefícios descritos abaixo:
- Os membros da equipe se tornam disciplinados, pontuais com prazos de entrega e finalização de atividades;
- A empresa notará que as equipes estarão cumprindo metas de venda e gerando resultados lucrativos para a distribuidora;
- Os membros da equipe estarão mais confiantes de suas funções porque sabem que todas as tarefas estão em dia;
- As metas e objetivos são alcançados com mais facilidade, já que os colaboradores estarão engajados em seus cargos e performando melhor;
- Certamente o nível de produtividade é aperfeiçoado;
- Os membros da equipe se sentirão menos sobrecarregados.
Aqui, se torna perceptível que os benefícios da Gestão de Tempo refletem de diversas maneiras positivas sobre o desenvolvimento e aperfeiçoamento da empresa como um todo, desde as equipes até os processos internos e externos do empreendimento.
Sendo assim, abordaremos estratégias de uma Gestão de Tempo eficiente a seguir.
5 Estratégias para uma Gestão de Tempo Eficiente
Em primeiro lugar, é preciso compreender como funciona a concentração pessoal e como podemos esquivar da perda de foco durante uma interrupção.
Segundo uma professora da Universidade da Califórnia, Gloria Mark, que realizou uma pesquisa acerca do tema, as pessoas demoram exatamente 23 minutos e 15 segundos para se concentrarem na atividade original novamente após terem sido interrompidas.
Em outras palavras, quando um colaborador é distraído por quaisquer fatores externos, ele perde estes 23 minutos e mais o tempo que durou a pausa para, então, voltar a desenvolver a atividade anterior com o mesmo nível de concentração anterior.
Além disso, um outro estudo constatou que as interrupções constantes do fluxo de trabalho podem gerar um alto nível de estresse, diminuindo significativamente o nível de produtividade do integrante da equipe.
Portanto, como você já pode perceber os diversos benefícios que a Gestão de Tempo traz acima, agora apresentaremos 5 estratégias para que tal gestão seja eficiente e, logo após, você aprenderá como realizar a sua implementação na empresa, confira.
1. Saiba Priorizar
É importante que se reconheça as prioridades do trabalho para as encaixar na rotina diária e realizar o desenvolvimento das atividades com excelência, sem pressão. A prioridade pode ser estabelecida pelo gestor ou definida pelo próprio colaborador.
O importante é que os itens que estiverem em prioridade sejam cumpridos no prazo estipulado para, então, dar andamento aos outros processos que dependem deste.
2. Crie um Planejamento com Flexibilidade de Tarefas
Criar um planejamento de tarefas é fundamental para ter o maior controle de todas as atividades que devem ser desenvolvidas, podendo ser realizado de forma diária ou semanal.
É possível, ainda, separar as tarefas por ordem de prioridade, sendo:
- PA - atividades que possuam a prioridade alta e devem ser de efetuadas imediatamente.
- PM - atividades que possuam a prioridade média e são considerados importantes para o desenvolvimento de algum projeto.
- PB - atividades que possuam a prioridade baixa.
No entanto, se atente para não considerar as tarefas de baixa prioridade tarefas que podem ser deixados para depois, pois elas devem ser igualmente executadas no prazo.
Inclusive, é aconselhável que o planejamento seja revisado diariamente para atualizar quaisquer detalhes que tenham sido alterados do dia anterior.
Lidando com Imprevistos na Gestão de Tempo
Se algum imprevisto acontecer, é importante que ele seja analisado com cuidado para compreender se é algo que necessita de atenção imediata ou não.
Caso a resposta seja positiva, é importante ter um período diário reservado para encaixar novas tarefas. Caso contrário, averigue se o imprevisto pode ser movido para o planejamento do dia seguinte.
Dessa forma, a produtividade diária não será comprometida.
3. Estabeleça um Tempo Médio para Atividades
Cada atividade deve ter o seu tempo médio estipulado no planejamento para que, dessa forma, as tarefas sejam encaixadas e executadas diariamente o mais próximo do previsto.
Com isso, não haverá alterações futuras no planejamento por conta de uma má avaliação de tempo por atividade, dando a possibilidade, aos colaboradores, de se esquivar de estresse e frustrações, que podem e devem ser evitados.
4. Elabore uma Agenda com Deadlines
Possuir uma agenda em mãos com as atividades e compromissos do dia é uma ótima opção de motivação própria, já que cada tarefa que é finalizada pode ser riscada da agenda, gerando um sentimento de satisfação no colaborador.
Além de estabelecer a prioridade das tarefas como PA, PM ou PB, é possível aplicar o Método ABC, criado por Alan Lakein, veja:
- A - atividades importantes que devem ser realizadas no mesmo dia. Se houver tarefas desagradáveis, elas se encaixam aqui.
- B - atividades de importância secundária e que podem ser realizadas durante a semana. Se as tarefas forem de uma dificuldade moderada, se encaixam aqui.
- C - atividades de menor importância e que podem ser realizadas durante o mês. Se as tarefas forem de fácil execução, elas podem ser desenvolvidas em um maior período de tempo, este, o mensal.
Inclusive, se as atividades desagradáveis surgirem, é aconselhável que elas sejam realizadas nas primeiras horas da jornada de trabalho, já que é o tempo em que há melhor e mais fácil concentração na realização de atividades.
Por fim, é fundamental estabelecer deadlines para que os prazos sejam cumpridos fielmente.
3 Melhores Ferramentas para Gestão de Tempo
- Trello - a ferramenta é intuitiva e é possível inserir diversos blocos de atividades, as separando por cores que podem indicar a prioridade de cada tarefa. Além disso, é possível compartilhar com outros membros da equipe.
- Evernote - com a oportunidade de separar as atividades por categorias, a organização é simples, sendo possível utilizar essa ferramenta de maneira online ou offline.
- Google Keep - aqui, é possível organizar os dias por blocos de notas com checklist incluso. É uma ferramenta amigável e intuitiva, perfeita para qualquer idade e que pode ser compartilhada com outros integrantes da equipe.
5. Acompanhamento de Resultados
Por fim, a última estratégia é manter sempre um acompanhamento de resultados depois de colocar a implementação da Gestão de Tempo em prática.
Essa ação é importante para analisar se as estratégias e a adoção da gestão têm sido eficientes na empresa. Com isso, também é possível identificar as necessidades de melhorias da equipe, buscando sempre o aperfeiçoamento para resultados maiores.
Implementando a Gestão de Tempo na sua Distribuidora
Agora se fará possível a implementação da Gestão de Tempo na sua distribuidora, procedendo essa adoção entre os colaboradores também e garantindo a efetivação do maior controle de tempo e aumento da produtividade da equipe.
Para isso, confira as 5 dicas a seguir:
1. Elimine os “Ladrões de Tempo”
Os famosos “Ladrões de Tempo” do mundo corporativo, como você já aprendeu, podem ser divididos com autogerados ou gerados pelo ambiente. Conheça alguns deles e saiba como driblar o seu surgimento durante a jornada de trabalho.
WhatsApp, E-mails e Redes Sociais
O The Guardian publicou, em 2013, que 36% dos colaboradores têm sua produtividade reduzida em até 1 hora diária porque mantém uma rotina constante de checagem de mensagens.
Esse é um ladrão importante de tempo, visto que em sua maioria dos casos, é um hábito pessoal.
Logo, a dica é desativar as notificações de mensagens ou atualizações destas redes pelo período da jornada de trabalho.
Reuniões ou Treinamentos Presenciais
Sim, reuniões ou treinamentos são considerados parte dos “Ladrões de Tempo” quando há a necessidade de retirar muitos colaboradores de seus postos de trabalho, o que causa a perda de foco de várias pessoas da equipe e vários projetos correm o risco de serem comprometidos a partir de então.
Agora, uma forma de contornar essa situação, se a reunião presencial for necessária, é analisar quais serão as pessoas que realmente precisarão estar presentes e, dessa forma, planejar uma reunião objetiva e que não tome muito tempo dos colaboradores.
Em caso de treinamento, é aconselhável que você entre em contato com a Niduu e conheça as soluções de treinamentos online que trazem vantagens comprovadas.
Vida Pessoal na Profissional
Um dos maiores fatores que comprometem a boa Gestão de Tempo e produtividade dos colaboradores de quaisquer empresas é a dificuldade de dividir a vida pessoal da profissional.
Sendo assim, os colaboradores precisam ter um ambiente de trabalho eficiente para o mantenimento do foco, além do incentivo de líderes e gestores para realizar a separação das questões pessoais das profissionais.
Para isso, é aconselhável que haja um suporte à Inteligência Psicológica do colaborador.
2. Delegue Tarefas
A delegação de tarefas se faz necessária para que o trabalho seja distribuído de forma igualitária, mantendo a equipe focava no mesmo objetivo e melhorando o desempenho do time.
Inclusive, quando há essa divisão entre os membros, os processos se tornam mais fluídos e conseguem ser finalizados sem atrasos no prazo, além de ter a possibilidade de estipular tarefas para as pessoas que possuem melhor desempenho nelas.
3. Coloque um Fim à Procrastinação
É comum que a maioria dos colaboradores coloque as tarefas mais desagradáveis para depois, mas é importante ressaltarmos que estas são as atividades que devem ser realizadas logo que se iniciar o dia, evitando a procrastinação.
Logo, é possível driblar a falta de organização pessoal ao seguir o planejamento voltado para a produtividade, sendo que a tarefa será finalizada mais rapidamente, evitando a ansiedade de saber que aquela atividade desagradável ainda está para ser feita.
4. Incentive a Equipe
Os membros da empresa precisam ser constantemente incentivados para manter uma boa Gestão de Tempo.
Portanto, quando o integrante da sua empresa apresentar suas conquistas, independente de serem pequenas ou grandes, saiba reconhecer e elogiar.
A partir disso, será mais simples a implementação da gestão na companhia, já que o cérebro processa a valorização e a recompensa como uma forma de motivação no trabalho.
5. Conheça os Limites
Cada colaborador conhecer seus próprios limites é importante para estabelecer as metas diárias de trabalho. Dessa forma, o membro da equipe consegue ser produtivo no tempo que ele mesmo estabeleceu que conseguiria, isso sem ficar cansado ou frustrado.
Inclusive, os integrantes precisam compreender que possuem a liberdade de não assumir compromissos que acreditam que não terão disponibilidade para finalizar no prazo desejado.
Agora que você sabe a importância da Gestão de Tempo para sua distribuidora e como realizar a sua implementação no negócio, entre em contato com a Niduu para conhecer soluções de treinamentos corporativos capazes de fazer a produtividade e organização da sua equipe de venda decolarem!