Os indicadores de treinamento são importantes ferramentas para acompanhar o real desenvolvimento dos colaboradores em ações de educação corporativa. Quando empreendedores e líderes insistem em discutir custos da educação corporativa e de encontrar impeditivos para eles, os indicadores de treinamento podem ajudar a visualizar o quadro geral e entender as suas necessidades pontuais em investimentos com treinamento e desenvolvimento.
No universo econômico atual, as mudanças ocorrem de forma tão rápida a ponto de ser difícil de acompanhá-las, ou de forma tão lenta que se tornem imperceptíveis aos olhos desatentos. Nesse cenário, os indicadores de treinamento auxiliam a estabelecer bases mensuráveis e quantificáveis que auxiliam na tomada de decisões de quando e como realizar ações de treinamento e educação empresarial.
Uma das prioridades de qualquer gestor de RH é fazer com que ações de treinamento e desenvolvimento realmente gerem valor à empresa, que evitem escoamento de recursos que possam gerar prejuízos ou até mesmo melhorar processos que acabem por se converter em lucro ou gerar valor à empresa.
Pensando nesses, trouxemos 7 indicadores que auxiliam a mensurar quando realizar um treinamento e os resultados desse.
Por que trabalhar e investir em indicadores de treinamento?
Um dos principais argumentos que empreendedores e líderes dão ao não se investir em treinamento e desenvolvimento é que esse custo não possui um retorno mensurável. Isso porque a própria dinâmica do mundo corporativo exige que dados quantificáveis sejam apresentados como argumento para assumir investimentos significativos.
Assim, líderes e diretores precisam de dados palpáveis sobre a necessidade de investimentos em T&D e de que haverá retorno sobre o investimento. Portanto é de responsabilidade da gestão de RH também fornecer esses dados.
Como exemplo (baseado em um caso real) imaginemos uma rede de escolas franqueadas de um mesmo dono que oferece um desconto para alunos que pagam a mensalidade sem atrasos, como forma de incentivar a pontualidade. Os vendedores que trabalham com o fechamento de matrículas são os encarregados por calcular os valores desse desconto sobre o valor total da mensalidade.
Descobriu-se que, por uma falha recorrente de método operacional, os vendedores erram o cálculo em mais de 90% das vezes, deixando a mensalidade em média R$1,75 mais barata. Aparentemente, um valor menor do que dois reais não é nada com o que se preocupar, até que a gestão de RH notou isso e decidiu conduzir um treinamento para os vendedores que incluíssem o cálculo correto dos valores.
Para convencer a diretoria, realizou um estudo com indicadores de treinamento mensuráveis e os apresentou em reunião. Segundo o levantamento, a média de matrículas mensais de cada escola era de 100 novos contratos por mês e que os alunos pagavam em média 11,5 mensalidades (contando com as desistências e cancelamentos contratuais). Como o empreendedor tinha 8 escolas funcionando no mesmo modelo, isso representa um escoamento médio de R$16.800 anuais, causados por uma falha de cálculo com uma perda individual de menos de 2 reais.
Apresentando esses indicadores, a gestão de RH contratou um profissional para não apenas ensinar-lhes o cálculo correto, mas também melhorar suas estratégias de vendas, a um investimento de R$2 mil. Com isso, não apenas o problema do escoamento de recursos por falha humana foi sanado, mas também a escola teve um aumento na quantidade de alunos, o que lhes gerou receita e valor.
Os 7 principais indicadores para investir em treinamentos
Cada instituição possui seus próprios valores, cultura, objetivos e método de produção ou prestação de serviços para gerar seus próprios indicadores para investir em treinamento. Assim, os indicadores podem mudar de empresa para empresa, até mesmo de setor para setor. No entanto, alguns são universais.
Os indicadores de treinamento variam entre levantamento de necessidades para realizar uma ação de treinamento e desenvolvimento ou da avaliação do retorno desses.
1 – Produtividade ou faturamento per capita
Um dos principais indicadores de treinamento é a produção ou faturamento médio por colaborador, comparando sua performance em determinado período em comparação ao mesmo período anterior. Disparidades muito grandes podem indicar que é chegado o momento de uma intervenção educacional.
O motivo é simples: o ser humano tem a capacidade, para o bem ou para o mal, de adaptar-se à novas situações e nesse processo acabam deixando para trás, de forma natural, algum conhecimento, rotina ou bom hábito. Portanto, treinamentos periódicos principalmente os voltados à postura empresarial, são sempre muito bem vindos.
É necessário, no entanto, levar em consideração sazonalidade caso a empresa enfrente esse fator. Certas empresas possuem maior demanda em determinados períodos e em outros prefere baixar sua produtividade deliberadamente para não ocasionar escoamento de recursos.
2 – Tempo médio anual de treinamento por colaborador
Outro principal indicador para medir a necessidade da realização de mais ações é o tempo médio investido em treinamento e desenvolvimento por colaborador da empresa. A questão, logo em seguida, é saber quais seriam os valores ideais para comparar com a realidade do mundo empresarial.
Segundo a pesquisa da ABTD (Associação Brasileira de Treinamento e Desenvolvimento), em 2016 o Brasil investiu apenas 22 horas de treinamento, em média, para cada funcionário, ficando defasado em relação aos EUA (32 horas anuais), a Ásia (30 horas anuais) ou a Europa (36 horas anuais).
Isso ainda é muito pouco, pois para atingir um nível de excelência, a empresa deveria investir no mínimo 100 horas anuais em treinamento e desenvolvimento por funcionário. Para cargos de liderança, diretoria, consultivos ou especialistas esse índice pode aumentar para 160 horas, diluídos ao longo do ano. Esses treinamentos são através de cursos tradicionais, palestras, leituras e estudos dirigidos, visitas a feiras e exposições ou outras atividades de benchmarking.
Um indicador de treinamento semelhante a esse é o valor médio anual investido em T&D por colaborador. No entanto, como cada empresa e cada setor possui suas próprias particularidades, esse índice tende a ser um pouco vago se não comparado a setores semelhantes de outras empresas do mesmo segmento. Por exemplo, treinamentos corporativos para o alto escalão tendem a ter um investimento per capta maior do que para a equipe operacional. Por isso algumas gestões de RH tendem a preferir a mensuração pelas horas de treinamento e não pelo valor investido.
Vale a ressalva que esse indicador, quando avaliado isoladamente, mede apenas o empenho do setor de RH com o treinamento e desenvolvimento, e não o retorno que esses dão a empresa. Para melhor análise de retorno é indispensável levar em consideração os resultados dos treinamentos realizados, o nível de abstinência ou desistência de colaboradores em treinamentos, mesmo quando esses representem ganhos em potencial para eles, conforme apontam as diretrizes da norma ISO 10015.
3 – Satisfação
Talvez um dos mais conhecidos indicadores para investir em treinamento é o índice de satisfação do colaborador quanto a instituição. Esse é um índice muito poderoso, pois nem todos os indicadores, sejam quantitativos ou qualitativos, possam ser avaliados de forma assertiva em toda sua magnitude.
Indicadores de satisfação podem apontar problemas na empresa sensíveis apenas à quem os enfrenta, o que muitas vezes está longe da visão da gestão de RH por questões práticas, já que esses não são especialistas em todas as rotinas dos setores da empresa – principalmente os que requer conhecimentos técnicos. Então, esses indicadores são ideais para mensurar a necessidade com treinamentos ou ações motivacionais.
Um exemplo do poder motivador nas empresas é o especial publicado anualmente pela Revista Exame: ‘as melhores empresas para você trabalhar’ deixa claro que as melhores empresas para o colaborador trabalhar, também são as melhores em lucratividade e produtividade.
Portanto, empresas com funcionários mais qualificados, que participam mais das ações de T&D tendem a ter um ambiente melhor para o desenvolvimento das rotinas diárias e isso reflete na visão que o consumidor tem. Segundo a Sears, uma gigante no setor de lojas de departamentos, há uma relação direta com a satisfação do colaborador com a satisfação do consumidor, gerando aumentos significativos no faturamento quando esses dois indicadores são positivos.
4 – Retorno sobre o Investimento (ROI)
Este indicador de treinamento tem o objetivo de mensurar a relação custo-benefício do treinamento em termos quantitativos e qualitativos. Na verdade existem muitas metodologias diferentes para se avaliar o ROI, mas em todas elas é necessário conhecer a descrição detalhada de cargos e tarefas de cada colaborador, além dos resultados individuais e coletivos antes e depois da aplicação do treinamento.
Aqui te ensinamos a fórmula para calcular o ROI e sua importância nas empresas.
Em termos quantitativos, trata-se de um cálculo simples, caso os benefícios do treinamento sejam conhecidos. Para obter a Relação Custo-Benefício, basta calcular o total de benefícios obtidos com o treinamento, calcular o total de custos desse e dividir o primeiro pelo segundo. Quanto maior o número obtido, melhor será a relação.
Por exemplo, em uma loja de departamento a diretoria deseja aumentar o faturamento em R$100 mil reais no próximo ano. Para isso contratam uma empresa de treinamentos com um orçamento de R$15 mil. Dividindo-se 100 mil por 15 mil obtém-se o índice de 6,6.
O retorno sobre investimento deve ter acompanhamento. Inicialmente pode ser calculado com base em projeções, mas o ideal é também analisá-lo comparando os períodos antes e depois dos treinamentos.
5 – Segurança no Trabalho e saúde do colaborador
Há investimentos em treinamentos que são desejáveis, outros são simplesmente obrigatórios (alguns até mesmo por lei). Todo trabalho envolve riscos de saúde, alguns mais do que outros. Custos com saúde de funcionários, principalmente ocasionados por acidentes de trabalho podem onerar e muito a folha da empresa. Portanto é interessantíssimo analisar como o plano de saúde dos funcionários está sendo utilizado e avaliando se esse custo está dentro do esperado ou não.
Parte deste indicador pode não ser tão claro, pois o custo de um funcionário afastado por motivos de saúde pode ser custoso não apenas em termos salariais, mas também a ausência do colaborador, principalmente em casos de especialistas ou cargos estratégicos, pode trazer consequências graves ao desempenho da empresa junto à seus clientes.
Esse é um dos indicadores de treinamento que mais resultam em treinamentos pontuais com o objetivo de redução de custos assegurando a saúde e a segurança do colaborador. Ao realizar o levantamento desse índice, a gestão de RH deve levar em consideração custos com acidentes de trabalho, afastamentos por atestados médicos e doenças ocupacionais.
6 – Desligamentos voluntários
Investimentos em treinamento e desenvolvimento podem envolver valores per capta substanciais e nada pior do que investir em um funcionário e perdê-lo através de um desligamento voluntário. Assim, as empresas precisam não apenas desenvolver programas para reter os profissionais, mas também evitar que essas troquem de emprego na primeira oportunidade.
Há custos diretos e indiretos envolvendo o desligamento voluntário e posterior preenchimento do posto de trabalho vago. Pode alcançar valores substanciais em casos de executivos ou especialistas. Além dos custos identificáveis também há os custos menos mensuráveis, por exemplo os efeitos diretos da mudança de pessoal na qualidade da produção ou da execução dos serviços – além de toda uma nova demanda por treinamento.
Para analisar a necessidade de treinamento sob esse indicador é necessário calcular o turnover e seus custos e demonstrá-los aos altos executivos da empresa o quão oneroso é perder funcionários e preencher a posição que ficou vaga. Além disso, é necessário que esses dados sejam demonstrados diretamente aos altos executivos, pois normalmente representam falhas na liderança que refletem na decisão de seus liderados ao desligamento voluntário.
Claro que existe uma taxa aceitável de desligamentos voluntários que ocorre por motivos naturais. No entanto, se em uma área pode ser identificado um elevado índice de funcionários que solicitam o desligamento, uma das razões para isso pode ser o estilo de liderança a que o colaborador estava submetido e esse índice pode ser utilizado como argumento para empreender um treinamento.
Para avaliar os ganhos com o treinamento, a gestão deve avaliar, percentualmente, a quantidade de demissões voluntárias que ocorreram antes e após a ação. Caso o índice seja substancialmente menor e a satisfação dos funcionários melhorou, então pode-se presumir que o treinamento gerou resultados positivos.
Treinamentos para líderes representam, em geral, um investimento per capita um pouco maior, mas treiná-los bem pode significar uma retenção maior de talentos em sua empresa e um melhor retorno nos investimentos em treinamento.
7 – Eficiência de um treinamento
Após o treinamento ocorrer, é chegado o momento de verificar se os resultados dele são sentidos na empresa, tanto em termos de faturamento quanto em termos de ganhos na cultura empresarial, o que representa também a geração de valor para ela.
Há diversos indicadores de treinamentos que a gestão de RH pode utilizar para avaliar o retorno sobre suas ações.
A taxa de adesão à um treinamento é um importante indicador. Refere-se à quantas pessoas compareceram, aderiram ou não abandonaram o treinamento em comparação com a quantidade de pessoas convidadas. Esse índice ajuda a tirar conclusões sobre a relevância do treinamento para o público a que se destinou, principalmente se esse for de caráter obrigatório.
As avaliações da reação dos treinamentos por parte dos colaboradores que aderiram também é um importantíssimo indicador. A gestão de RH pode não ter a competência técnica para avaliar todos os treinamentos que ocorrem em uma empresa, principalmente se esses treinamentos forem de cunho técnico ou para atividades muito especializadas.
Por outro lado, também há a avaliação do desempenho dos colaboradores que participaram de uma ação por parte dos profissionais que ministraram o treinamento. Essas avaliações de aprendizado permitem mensurar a retenção dos conteúdos. No entanto, o resultado médio nem sempre é o ponto de avaliação, sendo de maior importância os aspectos que ainda não ficaram claros para os colaboradores, pois são aspectos que ainda precisam melhorar dentro da instituição.
E, claro, é necessário que indicadores de treinamento sejam frequentemente revistos. As empresas são orgânicas, assim tendem à mudança, tanto lenta quanto imediata. Ter em mãos relatórios de desempenho e satisfação são importantes instrumentos comparativos para coordenar ações eficientes de treinamento e desenvolvimento de pessoas.