Uma forma simples de suavizar essa situação é se preparar para ela. Como? Pensando e analisando as melhores estratégias e procurando manter uma postura flexível e aberta. Preparamos 7 dicas imprescindíveis de como convencer seu chefe a aprovar o seu projeto de treinamento.
1 – Conheça todas as fases de implantação de um treinamento
Muitas vezes, “os chefes”, empresários, não conhecem os benefícios do treinamento porque o responsável pela área não apresenta argumentos bons o suficiente para convencê-lo da importância do projeto. Segundo a ABDT – Associação Brasileira de Treinamento e Desenvolvimento, o investimento em treinamentos é em média 0,83% do faturamento da empresa.
Esse índice poderia ser muito maior se houvesse mais reconhecimento pelos empresários dos benefícios do treinamento para as empresas. Um projeto de treinamento e desenvolvimento é complexo, com muitas fases de implantação. A primeira delas é o levantamento de necessidades de treinamento.
Entenda onde está o problema. Faça um diagnóstico preciso em sua empresa de modo que você tenha claro a sua atual realidade: o que não está funcionando? Onde estão as falhas no processo? Em que é preciso prestar mais atenção? Só é possível criar um projeto de treinamento de qualidade se ele atender a necessidades específicas e estiver de acordo com a realidade da empresa e da equipe.
Conheça a situação financeira da empresa antes de apresentar e até mesmo antes de formular o projeto. Somente com essa informação, assim como do potencial de investimento da empresa, você será capaz de garantir que o seu projeto de treinamento cabe no orçamento.
Planejamento do projeto. Após o levantamento das necessidades e do conhecimento da realidade financeira da empresa, é hora de planejar o projeto.
Execução. Esta fase depende da aprovação do chefe. Por isso, no momento de convencê-lo, você deve apresentar de forma clara como o treinamento será realizado e de que forma será benéfico para a empresa. Caso o projeto seja aprovado e executado, a próxima fase é o
Feedback, onde os resultados pretendidos precisarão aparecer. Os objetivos precisam estar claros para que seja possível analisar o retorno do investimento. Para avaliar o treinamento, será preciso comparar dados com índices mensuráveis das mudanças significativas que ocorreram após o treinamento. Esses índices irão demonstrar o valor do treinamento realizado.
É preciso atribuir valores aos resultados e conquistas de um treinamento. Medir os valores das técnicas utilizadas no treinamento ou o nível de melhora nos relacionamentos entre os funcionários, é impossível, são métricas impossíveis de mensurar. No entanto, outros cálculos são possíveis, como calcular o aumento do lucro após o treinamento.
2 – Pense como um chefe: o que um investidor valoriza?
Por mais que os analistas de Recursos Humanos saibam a importância do treinamento para uma empresa, é preciso pensar como um investidor e entender sua lógica para conseguir convencê-lo disso. Um empresário sabe muito bem os benefícios de muitos investimentos físicos que faz, como a compra de equipamentos e matérias primas, por exemplo. Ele trabalha com valores concretos.
A melhor maneira de convencer seu chefe a aprovar o projeto de treinamento é pensar como ele, ou seja, como um investidor. É óbvio que todo gestor valoriza os ganhos financeiros, mas não só. Existem outras motivações, e, conhecê-las, vai te ajudar na hora de escolher a melhor estratégia para negociar com o seu chefe.
Procure entender o que é mais importante para a empresa no momento e busque demonstrar de que forma o treinamento trará benefícios em relação a esses pontos. Use os argumentos certos, que convençam o seu chefe da importância do treinamento para o momento atual da empresa.
3 – Mostre os benefícios dos treinamentos e formas de avaliação
Da mesma forma que é importante pensar em cada fase de implementação do projeto é fundamental conhecer os benefícios que serão alcançados no treinamento e como calcular o retorno sobre o investimento (ROI).
Para convencer o seu chefe a aprovar o projeto de treinamento, é preciso ter claro o porquê do treinamento e qual problema ele irá solucionar, ou pelo menos minimizar. Depois de apresentar todas as fases e características do projeto de treinamento, é hora de focar nos benefícios. Dê exemplos concretos que demonstrem que o treinamento vai multiplicar o número de vendas, aumentar a produtividade e eliminar erros no processo, por exemplo.
A melhor maneira de negociar com o seu chefe é persuadindo-o, com argumentos reais e embasados, e não tentando manipulá-lo de alguma forma. Para isso, ele precisa se convencer que o seu projeto trará reais ganhos para a empresa. Caso contrário, o que ocorre é uma manipulação, onde o outro se sente coagido a tomar uma decisão sem estar certo de seus ganhos nessa negociação.
Ao apresentar os fatos de maneira clara, expor as possíveis soluções e alternativas que foram pensadas para solucionar problemas reais, você consegue convencer o seu chefe a aprovar o projeto de treinamento.
Uma forma simples e objetiva de mostrar como o investimento irá impactar nos resultados da empresa, é o cálculo do ROI – retorno sobre investimento. É o processo mais eficaz para medir o investimento em treinamento. O primeiro passo para realizar o cálculo é levantar os custos do treinamento. Depois disso, calcula-se os benefícios do treinamento, o que não é uma tarefa fácil. São exemplos de benefícios: aumento das vendas, redução do número de faltas dos funcionários, diminuição dos gastos, etc.. Esses indicadores deverão ser pensados previamente e alinhados com os objetivos do projeto. Em seguida, divida o benefício líquido pelo custo para se obter o ROI.
Mesmo que o cálculo não seja preciso, ele é fundamental para avaliar o retorno do investimento. O ROI é a forma mais confiável para se avaliar o resultado do treinamento.
4 – Use técnicas de negociação para aprovar treinamentos
Embora elaborar um projeto de treinamento não seja uma tarefa fácil, uma das fases mais difíceis é convencer seu chefe a aprová-lo! O seu projeto pode ser exemplar, mas se você não souber vendê-lo, de nada adianta.
Os profissionais de RH devem ser bons comunicadores, ou seja, devem saber utilizar a linguagem adequada para cada situação. Saber se comunicar de forma clara e eficienteajudará você a melhorar o seu poder de convencimento. Além de conseguir o que você quer, consegue deixar claro ao seu interlocutor os detalhes, riscos e benefícios do projeto.
Como vimos anteriormente, o seu chefe é um investidor. E todo investidor espera um retorno do seu investimento que possa ser comprovado. É a lógica do mercado – ação e resultado. Seja através de números, tabelas ou estatísticas, é dever do profissional de RH buscar as melhores formas de justificar o investimento.
É preciso buscar indicadores que apontem a necessidade da implantação de um projeto de treinamento, assim como que comprovem a sua eficácia, tais como: faturamento per capita, remuneração total x faturamento, pedidos de demissão, etc.
O investidor, no caso, o seu chefe, quer que você o convença que o investimento no projeto de treinamento vai ter um retorno satisfatório. Ele precisa compreender os objetivos do treinamento, e para isso, é recomendável que você use argumentos no seu discurso com os termos: aumentar, elevar, diminuir, multiplicar e eliminar. Essas palavras o ajudarão a convencê-lo a aprovar o projeto de treinamento.
Usar as palavras certas, ou os chamados gatilhos mentais, aumenta consideravelmente as suas chances de convencer as pessoas, as conduzindo para uma ação. O uso correto dos gatilhos poupam nosso cérebro de todo um trabalho de reflexão para tomadas de decisões.
5 – Prepare as objeções
Mesmo conhecendo bem o seu chefe e tendo elaborado um projeto de treinamento impecável, atento a todas as fases, é preciso se preparar para as perguntas e questionamentos que certamente seu chefe irá lhe fazer. Para não ser surpreendido com questões básicas, cuide de apresentar um projeto de treinamento com informações essenciais como custo, objetivo e resultados esperados.
Se você não apresentar respostas e argumentos às perguntas do seu chefe, ele vairelutar em aprovar o projeto.
Certifique-se de que está devidamente informado e preparado para a conversa. Mantenha sempre uma postura confiante. Estar bem emocionalmente e mostrar-se seguro é fundamental para convencer seu chefe a aprovar o projeto de treinamento. Controle o nervosismo e mantenha uma postura serena, o que vai te ajudar a expor os seus argumentos de forma clara e precisa.
6 – Enfatize interesses em comum e saiba ouvir
Especialistas afirmam que uma conversa de negociação deve sempre começar com assuntos em que ambos os lados tenham a mesma opinião. Essa empatia inicial é um segredo do sucesso da negociação. Segundo pesquisas, os negociadores mais bem sucedidos gastam mais tempo falando de assuntos afins do que os demais negociadores.
Agindo assim, estabelece-se uma ponte entre os dois envolvidos, no caso, você e seu chefe, que estreita os laços e ajuda na consolidação de uma relação de confiança. Quanto mais o seu chefe confiar em você mais chances dele aprovar o projeto de treinamento.
Outro fator fundamental em uma negociação é saber escutar. Fale o que quiser, com segurança e clareza e depois escute. Peça a opinião do seu chefe, deixe-o perceber que a opinião dele é importante para você. Escute-o com atenção procurando perceber os pontos nos quais ele ficou mais inseguro ou em dúvida. No momento certo convença-o com os argumentos relativos aos pontos do projeto que ficaram pendentes.
7 – Use exemplos de sucesso de outras empresas concorrentes que utilizam o treinamento
Para implementar um projeto de treinamento é imprescindível estar focado nas necessidades e demandas da própria empresa. No entanto, usar exemplos que deram certo em outras empresas, principalmente empresas conhecidas do seu chefe, que são referências para ele. Possivelmente isso terá um impacto positivo, pois é comum que investidores e empresários valorizem o que funciona em empresas similares antes de investirem nas próprias empresas.
Outro ponto a considerar nesse sentido é o fato de que se os concorrentes investem em treinamentos e porque eles são importantes. Além do mais, é um risco ver a concorrência investindo e não fazer o mesmo, pois no fundo ninguém quer um concorrente mais bem preparado, não é mesmo?
Espero que nossas dicas de como convencer seu chefe a aprovar o projeto de treinamento tenham te ajudado. Deixe seu comentário abaixo e compartilhe sua opinião conosco!