A empresa é um organismo vivo, formada por indivíduos que trazem toda sua carga de conhecimentos e sentimentos e que juntos formam a alma do negócio. E como todo organismo, há falhas e lacunas que podem ser trabalhadas. No caso de uma empresa, essas lacunas ficam evidentes apenas através do Levantamento de Necessidades de Treinamento.
O LNT, como também é conhecido, pode identificar necessidades pontuais para a realização de ações de treinamento e desenvolvimento junto com a equipe de funcionários, colaborando não apenas para o crescimento individual de cada um deles, mas contando também com um retorno sobre o investimento em educação corporativa. (Leia mais aqui sobre o ROI no T&D)
No fim, todos ganham, pois se o colaborador cresce em conhecimentos e motivação, a empresa também ganha, pois valorizando o funcionário a empresa também gera valor ao melhorar processos e métodos.
No entanto, o que sinaliza as necessidades de treinamento, o que direciona o treinamento a sanar problemas pontuais ou como realizar ações em educação empresarial é o objetivo do Levantamento de Necessidades de Treinamento.
O que é Levantamento de Necessidades de Treinamento?
Algumas vezes, o treinamento e desenvolvimento de pessoas pode ficar meio sem rumo caso não se alinhem às necessidades reais da empresa. Com isso em mente, o Levantamento de Necessidades de Treinamento é um instrumento que visa identificar lacunas de conhecimento, habilidades ou até mesmo na cultura empresarial que podem levar ao desenvolvimento de ações em educação corporativa que visam intervenções positivas e realmente úteis à empresa.
Para tanto, o LNT avalia cada colaborador enquanto indivíduo e suas equipes, suas respectivas posições na organização e se estão alinhados às expectativas dos líderes e da diretoria com relação à missão, visão, valores e objetivos estratégicos da empresa. Como em uma pirâmide, onde cada bloco se encaixa para formar um glorioso espetáculo arquitetônico.
Através dessa análise é possível identificar problemas pontuais ou crônicos dentro de uma instituição. O levantamento gera dados que, formalizados, podem gerar treinamentos mais pontuais, com ações à curto, médio ou longo prazo para sanar problemas na estrutura ou melhorar processos. Mais do que identificar problemas pontuais, o levantamento de necessidades de treinamento também funciona para antecipar problemas ou otimizar o trabalho dos colaboradores.
O Levantamento de Necessidades de Treinamento se faz muito necessário para nortear as ações de T&D, pois há empresas que realizam eventos de educação empresarial apenas para cumprir metas ou utilizar o orçamento previsto, sem objetivos bem pautados. O resultado é que essas ações não geram resultados sensíveis no processo – o que dará razão ao tão famoso receio do empreendedor do custo com T&D por esse ser sem objetivos claros e definidos.
Qual a importância do LNT?
O departamento de recursos humanos é responsável pela seleção, contratação e desligamentos dos colaboradores, além de administrar remunerações e folgas programadas. No entanto uma de suas principais atribuições é a de cuidar para que a equipe tenha sempre o melhor quadro de colaboradores possível, em sua melhor forma possível.
Nesse cenário, é fundamental que a equipe de RH invista em estratégias para capacitação do quadro de funcionários, desenvolvendo novas habilidades, treinando para operar novas tecnologias e cuidando da motivação geral dos colaboradores. No entanto, é vital que essas estratégias sejam assertivas e que realmente colabore para a geração de valor empresarial.
Em um importante artigo para uma revista de marketing sobre treinamento e gestão de qualidade, Rabelo, Bresciani Filho e Oliveira* entrevistaram gestores e colaboradores de 19 empresas que apontavam as necessidades de investimentos em T&D nessas.
Segundo o artigo, apenas um dos líderes das 19 empresas consultadas apontou a necessidade de treinamentos prevista pelo plano de negócios, e cinco delas com base na avaliação de desempenho. Porém, na prática, o que os autores afirmam é que no momento das entrevistas, notavam que a realidade era bem diferente do que apontavam os diagnósticos operacionais e que havia necessidades reais de investimento em treinamento em todas elas.
Portanto, o Levantamento de Necessidades de Treinamento pode ser um instrumento muito importante, pois se produzido corretamente obtém dados assertivos que retornam resultados práticos e sensíveis à instituição. O LNT visa evitar desperdícios (orçamentários ou de recursos humanos) sejam simplesmente desperdiçados em treinamentos desnecessários, seja por visar ensinar algo que o colaborador já domina, ou por apresentarem habilidades que simplesmente não se encaixam na rotina da empresa.
Com um levantamento de necessidades de treinamento bem feito é possível identificar temas e formatos de treinamento que serão mais eficientes para cada situação.
Instrumentos necessários que guiam o LNT
A equipe de RH possui alguns parâmetros base para nortear seu trabalho em treinamento e desenvolvimento. Esses instrumentos normalmente são documentos que podem ser utilizados com base para o planejamento e execução de treinamentos.
Talvez o item mais importante da relação seja a compreensão real do plano de negócios da empresa, principalmente no tocante à sua missão, visão e valores, além dos objetivos estratégicos e posicionamento no mercado e perante a sociedade.
Infelizmente, para empresas despreocupadas com visão estratégica, tanto a missão, visão e valores, servem apenas como adorno em um quadro na sala dos líderes. No entanto, para uma equipe de recursos humanos inteligente, essas linhas podem direcionar suas ações em treinamento e desenvolvimento de pessoas.
Mais do que ler, é necessário absorver todo esse conteúdo, compreendendo a intenção e seu posicionamento frente os colaboradores, seus clientes, o mercado e à própria sociedade.
É necessário buscar pela definição desses elementos e implementação deles no ambiente de trabalho, fazendo deles parte da cultura empresarial, retirando a responsabilidade do colaborador de fazer isso por conta própria. Sobretudo, o entendimento desses pontos dará à equipe de RH os argumentos necessários para desenvolver ações em T&D.
A compreensão dessas diretrizes podem tanto trazer resultados positivos quanto negativos nas ações de treinamento e desenvolvimento. De nada adianta ações em educação corporativa que não estejam alinhadas à essas diretrizes, pois estarão indo contra os objetivos estratégicos da organização, gerando apenas um custo a ela, pois normalmente é aqui onde o T&D pode deixar de virar investimento e se tornar no temível custo.
Há diversos instrumentos que compreendem o LNT que auxiliam a detectar quais áreas são prioritárias no planejamento e execução de treinamento e desenvolvimento de pessoas.
1. Avaliação de desempenho individual e setorial
Trata-se de um levantamento observacional, que gera dados tanto qualitativos quanto quantitativos, sobre o nível do desempenho individual ou em equipe dos colaboradores e se esses vêm realizando suas atividades de forma satisfatória.
Avaliando as variações de desempenho individual e de determinado setor, em comparação à períodos passados ou projeções futuras, é possível determinar a necessidade de ações em educação corporativa ali.
Nesse caso, é preciso do auxílio dos colaboradores envolvidos no setor. São eles quem mais devem entender de seu trabalho e poderão apontar tanto falhas quanto pontos fortes. A convergência das opiniões podem gerar relatórios com temas que se fazem necessários (ou desnecessários) para um treinamento.
2. Questionários e Checklists
O profissional do RH, idealmente, deveria conhecer em minúcias todas as rotinas que envolvem o trabalho de cada colaborador da organização. No entanto, não é isso que acontece na prática, pois, claro, ele não pode estar em todos os lugares ao mesmo tempo e nem conhecer tudo sobre todos os processos da empresa.
A solução para essa limitação são os questionários e checklists, que permitem que os próprios colaboradores dêem opiniões sobre os processos e rotinas em que trabalha. Através desse simples instrumento, consegue opinar sobre seu setor, os relacionamentos interpessoais na organização e sua visão subjetiva sobre o trabalho seu e dos colegas.
Além disso, os colaboradores podem sugerir até mesmo treinamentos dos quais gostariam de fazer ou acham que seria benéfico à sua equipe.
Com esses questionários tabulados, a equipe de RH consegue ter uma visão ampla da empresa, que de outra forma lhes seria impossível concluir. A equipe responsável pelo treinamento e desenvolvimento só deve não se esquecer que pelo fator orgânico das empresas, o questionário deve ser reaplicado periodicamente, preferencialmente em intervalos de três a seis meses.
3. Entrevistas com líderes
Os questionários podem abranger todos os níveis hierárquicos da organização, mas não substitui o bom e velho bate papo, de onde os profissionais de RH podem extrair ainda mais informações sobre o que se passa de fato na empresa. Contudo, isso é totalmente possível realizar com os gerentes, coordenadores e supervisores, por tratar-se de um número reduzido de pessoas.
Os líderes têm uma afinidade ímpar com seus times e os conhecem mais do que ninguém dentro da organização, portanto vale a pena tirar um tempo para escutá-los durante o levantamento de necessidades de treinamento.
Uma boa ideia, inclusive, é deixar cada líder encarregado de transmitir os questionários às equipes e aproveitar a devolutiva para realizar essa entrevista com eles.
Converse sobre os resultados que estão tendo e o que eles gostariam de ter, as dificuldades e facilidades de sua equipe, o cotidiano do trabalho, e qualquer outro assunto que qualquer um dos dois lados julgar relevante.
Com um bom rapport, é possível deixar o líder à vontade para falar livremente e abertamente. Eis um grande recurso para realizar um levantamento de necessidades de treinamento bem assertivo.
A partir das informações levantadas e dos questionários será possível pensar em ações em educação corporativa certeiros. Muitas vezes os próprios líderes terão sugestões preciosas sobre treinamentos mais específicos a partir de lacunas encontradas durante a convivência com o time.
4. Observação analítica
Não é apenas de questionários e entrevistas que o trabalho da equipe de RH pode tirar suas informações. O profissional de recursos humanos que não se limita à sua mesa pode tirar muito proveito da simples observação operacional da empresa.
Ao observar diretamente a rotina diária que cada equipe desenvolve, a equipe de RH será capaz de analisar pessoalmente se há procrastinação, desperdício de materiais, má gestão de estoques, falhas na liderança, produtividade insatisfatória, atrasos ou alto índice de ausências ou turnovers.
Estar no meio das outras equipes é uma das formas mais eficientes de perceber e realizar o levantamento de necessidades de treinamento. Conhecendo mais a fundo os processos e rotinas das equipes, o profissional de RH pode mais facilmente detectar problemas e corrigi-los de forma mais eficiente, com melhores resultados para o negócio.
5. Exames de colaboradores especialistas
Alguns colaboradores trabalham em posições extremamente técnicas. Alguns deles até mesmo são únicos dentro da empresa e não pertencem à uma equipe propriamente dita, fazendo papel de consultores ou especialistas. Esses são os mais difíceis de ser avaliados, pois tendem a trabalhar de forma mais isolada, principalmente em casos de freelancersou trabalho remoto.
Uma das formas de avaliar o desempenho deles é ocasionalmente realizar avaliações de conhecimentos técnicos e habilidades específicas. Dessa forma o profissional de RH pode identificar sua competência técnica e se precisa de algum treinamento específico ou se há alguma habilidade que precise ser desenvolvida.
Isso é muito importante pois alguns cargos na organização trabalham de forma bem diferente da rotina normal da empresa. Alguns deles trabalham nas famosas equipes de um só colaborador e se reportam diretamente à diretoria. Esse tipo de cargo está cada vez mais comum, principalmente com o advento do trabalho remoto. São eles, normalmente, engenheiros (elétricos, mecânicos, químicos, civis ou de produção), arquitetos, técnicos em segurança do trabalho, designers… e as vezes o próprio RH.
Normalmente, para o RH aplicar essas avaliações é necessário a consultoria de um profissional externo mais experiente no mesmo campo do colaborador avaliado.
Uma vez de posse do resultado desses exames é possível averiguar necessidades pontuais de treinamento para esses colaboradores – principalmente em questões motivacionais e de postura organizacional, onde normalmente acreditam não precisar desenvolver justamente por sua posição mais isolada da empresa.
6. Entrevista de desligamento
Não são apenas os colaboradores que a equipe de T&D deve ouvir, mas também aqueles que estão sendo desligados. Quando houver um colaborador sendo desligado, conduza uma entrevista focada no levantamento de necessidades de treinamento.
Depois de estabelecer um bom rapport, uma conversa franca, as vezes até informal, pode revelar questões sobre a organização que um colaborador atual jamais revelaria. Portanto, aproveite a chance única de um feedback sincero e descubra pontos da empresa que precisam de ajustes ou realinhamentos.
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*RABELO, Flávio Marcílio. BRESCIANI FILHO, Ettore. OLIVEIRA, Carlos Alonso B. Treinamento e gestão da Qualidade. Revista da Administração de Empresas. São Paulo. V. 35 . No. 3. Maio/Junho. 1995. Disponível em: http://www.scielo.br/pdf/rae/v35n3/a03v35n3.pdf