Gestão à vista. Você sabe qual a importância de usar este recurso inventado na década de 80?
Para responder esta pergunta precisamos antes de algumas informações importantes que poderão mudar a maneira como os chefes e gestores encaram esta situação.
Um estudo sobre produtividade realizado pela empresa americana BroadSoft mostrou que um colaborador perde em média 8 horas da semana com atividades que derrubam drasticamente sua produção, entre as atividades listadas vale a pena destacar:
- Reuniões desnecessárias;
- Busca de informações com colegas de trabalho;
- Checagem da caixa de e-mail;
- Responder e-mails e outras comunicações que são irrelevantes para desempenhar suas atividades.
Oito horas na semana significa, aproximadamente, um dia de trabalho destinado somente a atividades que estão sugando a produtividade do colaborador sem que ninguém perceba.
Além disso, esta situação não é um caso isolado e está presente em diversas companhias espalhadas pelo mundo. Como corrigir algo tão latente dentro da corporação? Bom, uma das soluções pode estar longe dos recursos tecnológicos presentes em nosso dia a dia.
O que é Gestão à vista e qual seu objetivo?
Gestão à vista é um modelo de administração de time criado e implementado pelas empresas, sobretudo as indústrias, na década de 1980.
A técnica consiste em manter um quadro com coordenadas e informações estratégicas sobre os membros do time e também sobre as funções e projetos em andamento para que assim todos que façam parte do departamento tenham o mesmo nível de informação e conhecimento sobre as atividades desenvolvidas na área só de olhar para o quadro.
A Gestão à Vista não fica restrita ao uso de um só de departamento e pode ser muito bem implementada em qualquer área da organização. A mesma premissa vale para as informações que podem ser disponibilizadas no quadro. Alguns dos usos mais comuns são:
- Número de produtos fabricados em determinado período;
- Número de dias sem acidentes na linha de produção;
- Quantidade de horas extras;
- Taxa de absenteísmo;
- Novos projetos que envolvem o setor;
- Metas e objetivos;
- Localização de cada funcionário dentro de uma planta produtiva;
- Prazos;
- Reuniões.
Enfim, existem infinitas possibilidades que podem ajudar o time a compartilhar com mais efetividade as informações.
A grande vantagem deste modelo de gestão é responsabilidade do cérebro humano que leva aproximadamente 0.013 segundos para fazer a leitura completa de um elemento visual – como um quadro em uma parede.
A rapidez analítica do nosso cérebro e a facilidade de buscar todas as informações contidas em um só lugar permitem que o tempo gasto com a busca de informações e a comunicação desnecessária seja consideravelmente diminuído, tornando a produtividade do colaborador muito maior.
Gestão à Vista no departamento de Recursos Humanos
Apesar de ser uma ferramenta bem versátil, o uso da Gestão à Vista no departamento de Recursos Humanos não é algo amplamente difundido, o que pode significar uma perda de produtividade que pode ser diminuída com um recurso de fácil utilização e sem custo exacerbado de instalação e manutenção.
Pensando nas atividades rotineiras de um departamento de Recursos Humanos, esta ferramenta pode ser útil. Alguns dos usos indicados para a Gestão à Vista no departamento de RH são:
1. Visualização as atividades do departamento
O primeiro passo para tornar a ferramenta útil nas rotinas administrativas do departamento é mapear todas as atividades desenvolvidas e o fluxo de informação. Em seguida, é necessário compilar essas informações em um modelo de fluxograma de fácil compreensão para todos os colaboradores.
A ideia é que as informações possam ser trabalhadas de maneira objetiva e simples, isso facilita a adesão da ferramenta por parte dos colaboradores e também ajuda na política de disciplina para atualização e manutenção do quadro.
2. Mapear todas as atividades para estabelecimento de um padrão
Um dos desafios mais comuns dos dias atuais quando o assunto é o departamento de Recursos Humanos se deve a pluralidade das atividades que o departamento desenvolve – que vai desde recrutamento até criação de índices de qualidade e avaliação.
Para facilitar o fluxo de informações dentre todas as atividades é importante que haja uma sistematização das tarefas e que mesmo com as suas particularidades, todas possuam traços lineares entre si. Ao aplicar estes passos no quadro de Gestão à Vista fica mais simples para todos os colaboradores qual o funcionamento do departamento de maneira holística.
3. Encontros periódicos para ajuste de cadências
Reuniões periódicas que buscam discutir o andamento das atividades e projetos podem ser algo muito importante dentro da administração de departamento de RH. Principalmente devido às múltiplas tarefas desenvolvidas os objetivos e projetos em conjuntos precisam ser acompanhados e geridos de perto, somente assim é possível evitar atrasos e dificuldades de planejamento durante a execução do escopo de trabalho.
4. Solução de problemas e confrontos em conjunto
Todo mundo já ouviu e repetiu diversas vezes as vantagens de ter um time que trabalho em conjunto para a solução dos problemas. No entanto, no dia a dia isso acaba se tornando distante visto a quantidade de tarefas operacionais demandadas.
Apesar de ser um denominador comum entre todas as organizações, este tipo de problema causa atrasos e impõe barreiras no avanço do departamento de maneira geral. Buscando resolver este problema, a ferramenta de Gestão à Vista pode ser bem importante.
Uma das soluções propostas é a seguinte: reservar um espaço do quadro de Gestão à Vista para que os colaboradores – qualquer um, escreva problemas e dificuldades enfrentadas na rotina de trabalho que ainda não foram solucionadas.
Após um mês de coleta dessas informações todo o time deve interromper suas atividades por período breve para que assim possam discutir de maneira livre e criativa sobre propostas e soluções para os problemas levantados.
Como gestor, você irá se surpreender com a quantidade de informações e soluções que irão surgir em uma ‘simples’ discussão, além de manter o time engajado e trabalhando de maneira harmoniosa.