A resposta para a questão que inicia essa conversa é um grande “sim”. É possível conciliar trabalho, família e estudos, e nós vamos mostrar como a gestão do tempo em vendas pode ser a solução definitiva.
Se o tempo já corre em alta velocidade no geral, na área de vendas ele acelera em dobro. São metas a bater, prazos a cumprir, reuniões intermináveis e uma agenda lotada a semana toda, principalmente para líderes e gestores.
Como locomotiva da empresa, a área comercial exige uma gestão do tempo ainda mais eficiente. A impressão que temos é de que nunca é possível esgotar todos os compromissos nas 8 horas diárias do expediente, que então se estendem para 9, 10 e sabem-se lá quantas horas extras.
Mas, será que aumentar o número de horas trabalhadas é a resposta para uma gestão do tempo ideal em vendas?
Porque trabalhar demais não ajuda na gestão do tempo
Surpreendentemente, os números indicam que mais horas trabalhadas não significam melhores resultados. Segundo uma pesquisa da OIT (Organização internacional do Trabalho), em 1970 os brasileiros trabalhavam em média 178 horas por mês, em comparação com 142 horas em 2014.
Nesse período, o país apresentou um grande crescimento econômico, o que contradiz a ideia de que expedientes mais longos resolvem o problema da sobrecarga de tarefas. Na verdade, a fórmula da produtividade está muito mais ligada à administração inteligente do tempo.
Logo, não adianta cumprir jornadas exaustivas esperando que isso vá resultar em aumento de desempenho. Aliás, é bem possível que o efeito seja o oposto e você acabe entrando para as estatísticas de estresse crônico.
É impressionante pensar que 9 em cada 10 brasileiros no mercado de trabalho apresentam sintomas de ansiedade, que vão dos mais leves aos incapacitantes. Na área de vendas, a pressão e competitividade intensas exigem atenção redobrada à gestão do tempo, mas nem sempre isso é realidade.
Muitos vendedores e até mesmo gestores não sabem utilizar adequadamente as técnicas de gestão do tempo. O resultado? Baixa performance, queda nas vendas, descumprimento de prazos e dificuldade em encontrar uma solução para as urgências que se acumulam.
Conheça os 4 principais erros na gestão do tempo em vendas
Quando o assunto é gestão do tempo, os profissionais de vendas cometem 4 principais erros:
1 – Falta de foco no que realmente importa
A falta de foco é resultado do nosso mundo multitarefas, em que passamos 24 horas conectados e recebendo enxurradas de notificações. Como consequência, queremos fazer tudo ao mesmo tempo e acabamos não fazendo nada – ou fazendo pela metade.
Com tantas distrações e interrupções no dia a dia, é comum começar uma tarefa e não terminar, ou mesmo se perder nas prioridades e acabar cheio de urgências. No caso dos vendedores, isso se manifesta em descontinuidade nas negociações com clientes, erros em propostas e orçamentos, atrasos e outros problemas.
Todos esses percalços podem ser evitados com a gestão do tempo adequada, que permite o redirecionamento do seu foco ao que realmente importa e traz resultados.
2 – Erros de planejamento e organização
Uma agenda lotada não é sinônimo de produtividade, porque a gestão do tempo é sobre planejar e organizar tarefas. Apesar disso, profissionais de diversas áreas enfrentam dificuldades para planejar o dia e organizar seus locais de trabalho, documentos e compromissos.
Muitas vezes, o planejamento do dia vai por água abaixo com uma reunião urgente, uma demanda de um cliente importante ou uma ocorrência inesperada. Sem um espaço na agenda para imprevistos, o profissional de vendas acaba sem tempo para cumprir suas tarefas importantes.
A desorganização começa com a dificuldade em localizar rapidamente informações, com arquivos e papéis bagunçados. Cada minuto perdido com a busca por dados e ferramentas faz com que os profissionais percam um tempo precioso ao final do dia.
Se você tem problemas com organização e planejamento, está na hora colocar a gestão do tempo em prática.
3 – Dificuldade em definir prioridades
Já percebeu que quase tudo é urgente na área de vendas? Não é à toa que uma das principais dificuldades com a gestão do tempo em vendas é definir prioridades reais.
Para os vendedores, costuma ser difícil separar o que é urgente do que é importante. Isso acontece porque quase toda tarefa urgente já foi uma tarefa importante que não recebeu a devida atenção.
Você deve ter um colaborador conhecido por estar sempre “apagando incêndios”. Esses profissionais têm dificuldade em priorizar o que é importante e definir a sequência de trabalho, por isso tudo acaba se transformando em uma urgência.
Para evitar as famosas tarefas “para ontem”, é muito importante investir na gestão do tempo e aprender a identificar as prioridades.
4 – Falta de uma ferramenta adequada
O processo de gestão de tempo em vendas pode ser bastante complexo, e dificilmente nossa memória dá conta de todas as tarefas. Por essa razão, muitos vendedores se perdem em seu trabalho pela simples ausência de uma ferramenta adequada.
Há aqueles que prefiram os métodos tradicionais como a agenda em papel, ou mesmo os post-its estrategicamente colados. Hoje, contamos com uma infinidade de ferramentas digitais para gestão do tempo, desde uma planilha básica até softwares avançados.
Para uma gestão do tempo completa, você pode e deve fazer uso das ferramentas disponíveis para facilitar sua vida e da sua equipe.
Dicas infalíveis para conciliar a vida profissional e pessoal
Nesse momento, você já deve ter se reconhecido em vários aspectos da gestão do tempo em vendas. Até aqui já vimos que não adianta trabalhar demais, que a organização é fundamental e que a administração do tempo exige técnica e disciplina.
Mas como a gestão do tempo pode ser colocada em prática? E, principalmente, como esses métodos podem ajudar a conciliar a vida profissional e pessoal?
Antes de conhecer as principais dicas para aplicar a gestão do tempo, você precisa entender um princípio: se você deixar de lado o que é importante na sua vida, vai ter cada vez menos disposição e energia para cumprir obrigações.
Isso significa que encontrar tempo para a sua vida pessoal reflete diretamente no desempenho profissional. Pessoas que dão o devido espaço à família, lazer e estudos na agenda são mais produtivas, equilibradas e felizes.
Ótima notícia, não é mesmo? Agora que você entendeu a importância de melhorar sua gestão do tempo, vamos às dicas:
Classifique suas tarefas de acordo com a prioridade
Já falamos um pouco sobre prioridades, agora é o momento de aplicar a Tríade do Tempo na sua gestão do tempo. Esse conceito diz respeito à divisão das tarefas de acordo com o prazo, sendo distribuídas em urgentes, importantes e circunstanciais.
As tarefas urgentes, naturalmente, exigem atenção imediata. As atividades importantes devem ser realizadas com calma, em sequências inteligentes e dentro do prazo. Já as atividades circunstanciais não agregam em nada e muitas vezes só fazem você perder tempo.
Resolver um problema de um cliente é uma atividade urgente, que passa na frente de qualquer outra. Treinar e desenvolver sua equipe é uma tarefa importante, que deve ser planejada e executada de modo inteligente. Atender uma ligação inoportuna ou perder 10 minutos com uma interrupção são atividades circunstanciais que devem ser eliminadas na gestão do tempo.
Faça seu planejamento com antecedência
Não adianta querer planejar seu dia todas as manhãs e chamar isso de gestão do tempo. O planejamento só funciona para o futuro, e por isso deve ser feito com alguns dias de antecedência.
Prefira trabalhar com planejamentos semanais e deixe espaço na agenda para imprevistos. Assim, você evita o acúmulo de urgências e tem tempo para administrar suas tarefas, reuniões e compromissos.
É muito importante cumprir ao máximo o que foi estabelecido no planejamento. Mas, não se esqueça que a gestão do tempo também é sobre adaptar-se ao inesperado, principalmente em vendas.
Limite seu horário de trabalho
Ficou claro que estender o expediente não é a resposta para uma gestão do tempo eficiente. Por isso, tenha rigor ao limitar seu horário de trabalho e encare isso como um compromisso pessoal.
Muitas vezes, nos acostumamos às horas extras de tal forma que já contamos com elas inconscientemente. Ao determinar um teto para o fim da jornada, você aumenta sua concentração e se torna mais produtivo(a) dentro das horas fixadas.
Escolha sua ferramenta ideal e organize-se
Como já mencionamos, as ferramentas de gestão do tempo estão cada vez mais sofisticadas. Comprovadamente, nós conseguimos nos organizar melhor por meio de listas, anotações e planilhas.
Escolha entre documentos, listas, agendas, softwares, aplicativos e quaisquer métodos que possam funcionar para a sua gestão do tempo.
Coloque a sua vida pessoal na agenda
Não se esqueça de que o seu principal compromisso é com você mesmo: utilize a gestão do tempo para aproveitar plenamente sua vida. Priorize o tempo com a família, seus hobbies, seus cursos, seus esportes preferidos e todas as atividades que lhe dão prazer e satisfação – além de bater as metas de vendas, é claro.
Você vai perceber que a gestão do tempo é o segredo para uma vida equilibrada, plena e produtiva.