Uma boa Gestão de Estoque é capaz de aperfeiçoar processos internos da sua distribuidora, incluindo o armazenamento de mercadorias e controle financeiro do negócio.
Com este controle financeiro, é possível contornar prejuízos de caixa causados por perda de produtos, seja por má conservação ou outras avarias, o que muitas distribuidoras ainda tentam combater hoje em dia.
Aliás, um outro benefício que podemos citar é a economia significativa de capital, além do aumento de vendas para clientes em potencial, ganhando reconhecimento no mercado e conseguindo aumentar os lucros.
Sendo assim, mesmo que o empreendimento tenha uma organização básica de produtos e processos, isso não é o suficiente. Para uma gestão efetiva, é preciso dar atenção ao comportamento do estoque.
O que é Gestão de Estoque?
A Gestão de Estoque é um processo interno que tem, como intuito, realizar o controle de mercadorias, de armazenamentos e de pagamentos, aperfeiçoando os processos e trazendo benefícios financeiros para o empreendimento.
Podemos afirmar que este gerenciamento é necessário para que a receita da distribuidora seja recorrente, envolvendo atividades complexas que necessitam estar sempre em dia os negócios, como:
- Definir e implementar a estrutura do armazenamento de mercadorias.
- Acompanhamento e atualização da venda de cada produto, analisando suas saídas e realizando o inventário de forma periódica.
- Controle de itens em caso de perdas e avarias.
- Maneira que os produtos são armazenados, tanto para permanecer em estoque quando para ser transportado aos clientes.
- Criação de estratégias de vendas, juntamente ao time comercial e líderes, para determinar promoções que gere maior lucratividade à distribuidora, principalmente em períodos de festividades.
Logo, com os benefícios citados acima, é perceptível a necessidade de se colocar em prática estas ações de gerenciamento de estoque eficaz. Com elas, é possível suprir a demanda dos seus clientes e conquistar a confiança deles.
Um excelente conselho para estreitar estes laços e reforçar a preocupação da sua empresa com a gestão de estoque do seu cliente é integrar promotores no seu time.
Estes colaboradores são os responsáveis por realizar visitas periódicas aos consumidores e checar se as mercadorias estão no final. Se este for o caso, alertarão seus clientes e oferecerão uma nova encomenda de produtos.
Estes mesmos promotores acompanham o processo de descarregamento do estoque para o empreendimento do consumidor. Ou seja, ele estará ciente do armazenamento das mercadorias e de seus cuidados.
Portanto, além de ter o controle sobre o seu próprio estoque, você também terá ciência do estoque dos seus clientes, entendendo o comportamento da mercadoria em cada estabelecimento e sabendo como e quanto agir para realizar uma nova venda.
Mas afinal, quem é o responsável por todos estes processos da Gestão de Estoque e tomada de decisões da sua distribuidora?
Quem é Responsável pela Gestão de Estoque?
O responsável pela Gestão de Estoque é o gerente de operações da sua distribuidora. Para que a contratação deste colaborador seja realizada de maneira assertiva, é essencial se atentar às 7 seguintes características.
1. Proatividade
O gerente de operações, sendo o responsável pela gestão, precisa ser proativo para tomar decisões assertivas, assumir a frente de equipes e auxiliar no crescimento da sua distribuidora, isso sem que ninguém o cobre.
2. Dinâmico
Essa é uma característica necessária para simplificar os processos sem que haja comprometimento da qualidade do trabalho.
Uma pessoa dinâmica é objetiva, conseguindo enxergar diversas situações que podem ser desencadeadas a partir de uma única decisão e, então, tomar o melhor caminho.
3. Responsável
O gerente de operações precisa ser responsável e comprometido com suas tarefas e prazos, sendo que os processos dependem de determinações dele. Portanto, é preciso que este colaborador sempre se mantenha atento aos negócios.
4. Agilidade
Como o estoque apresenta muitas questões emergenciais, o colaborador que está à frente da Gestão de Estoque, além de ser dinâmico e proativo, precisa ser ágil para resolver situações desagradáveis ou complexas, evitando que problemas se evoluam.
5. Liderança
O gerente precisa ter o perfil de um líder capaz de apoiar a equipe, trazendo mais resultados positivos para a sua distribuidora.
Inclusive, na liderança, o gerente deve se mostrando disposto a tirar dúvidas, aconselhar e guiar os integrantes que tenham apresentado dificuldades em suas funções.
6. Trabalho em Equipe
Além de saber liderar, é preciso saber desenvolver trabalhos em equipe e contornar conflitos internos dos colaboradores.
O gerente de operações também faz parte do time e é fundamental ele se enxergar como um integrante também, principalmente em momentos que a inteligência coletiva deve ser posta em prática.
7. Coaching
Sabendo que há uma equipe que deve ser liderada e, acima disso, que deve trazer resultados crescentes para a distribuidora, o gerente de operações também deve desempenhar o papel de coaching.
Aqui, ele é responsável por motivar e engajar os colaboradores que integram o estoque, como entregadores de mercadorias. Podem ser por elogios ou por reconhecimento das conquistas de cada membro, o que os incentiva a fazerem mais pela companhia.
5 Benefícios da Gestão de Estoque Eficiente
Depois de falarmos sobre a importância da Gestão de Estoque e quem é o responsável por este setor da sua distribuidora, se torna nítido que muitos benefícios são alcançados, confira 5 deles a seguir.
1. Aumenta Positivação do Cliente
O consumidor ficará satisfeito com a sua distribuidora quando uma boa Gestão de Estoque é adotada, garantindo que sempre haja as mercadorias que ele precisa e na quantidade certa.
Essa é uma das melhores formas de garantir a fidelização do seu consumidor, portanto, tenha este controle de estoque.
Conforme o cliente fizer novos pedidos e a sua distribuidora se mostrar sempre preparada para atendê-lo, a positivação crescerá e ele fará a reposição de tais produtos exclusivamente com a sua distribuidora.
2. Quantidade Certa de Estoque
Poucos produtos estocados podem resultar em pedidos incompletos e insatisfação dos consumidores, enquanto produtos em excesso podem chegar muito próximos da data de vencimento para serem vendidos, podendo, até mesmo, estragar.
Sendo assim, é necessário se certificar que a sua distribuidora sempre terá o próprio estoque de mercadorias na quantidade ideal, nem abaixo e nem acima do necessário, assim como a matéria-prima, se for o caso.
3. Respeita o Ritmo de Produção
Aqui será preciso redobrar a atenção ao se certificar que os insumos necessários para os colaboradores realizarem a produção e o empacotamento das mercadorias estão disponíveis na sua distribuidora.
A produção não pode parar, então esse é um detalhe essencial para o gestor de operações se atentar.
4. Incentiva Vendas
Uma vez em que o estoque mantém as mercadorias em dia para atender as necessidades do seu consumidor, as vendas aumentarão naturalmente.
Com isso, é possível evitar uma má experiência de compra ou uma jornada interrompida por, simplesmente, a sua distribuidora não ter a quantidade correta dos produtos que o cliente solicitou.
Nestes casos negativos, o seu empreendimento correria o risco de perder o consumidor para outra distribuidora, além de cultivar uma reputação negativa entre as empresas compradoras.
Porém, com uma Gestão de Estoque bem estabelecida e a reserva precisa para suprir o estoque dos clientes, as vendas se tornarão recorrentes e o lucro aumentará.
5. Mantém a Estabilidade Financeira
Quando a estabilidade financeira é alcançada, pode ter certeza que a sua Gestão de Estoque foi implementada com sucesso. Quando ocorre o controle de mercadorias, se torna mais simples analisar as finanças do empreendimento.
Além disso, não havendo estoque excessivo que pode ser comprometido por vencimento ou outras avarias, a chance de economizar uma quantidade significativa de capital se torna muito alta.
Implementando Estratégias para uma Gestão de Estoque Eficaz
Com tantos detalhes havendo necessidade de atenção, há 3 estratégias que devem ser adotadas imediatamente no seu empreendimento.
1. Automatização de Processos
Atualmente há inúmeras tecnologias a favor das empresas, portanto, faça uso de ferramentas que facilitarão o gestor de operações a desempenhar suas funções, como o controle de saída e entrada do estoque e pagamentos de clientes.
O importante é que, além da automatização otimizar o tempo do responsável por estes controles, dando a possibilidade dele focar em outras tarefas que devem ser realizadas com excelência, também há uma maior taxa de assertividade de registro de dados.
2. Indicadores de Desempenho
Os Indicadores de Desempenho têm um único intuito, analisar os processos da empresa e identificar as necessidades de melhorias e aperfeiçoamentos dos colaboradores, por meio de capacitações profissionais.
Logo, o seu uso se faz necessário em qualquer empresa, principalmente a sua distribuidora.
3. Treinamentos
Para manter os colaboradores e, inclusive, o gerente de operações alinhados com as necessidades da sua distribuidora, treinamentos focados no aperfeiçoamento das operações são uma excelente opção.
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Gestão de Estoque na Prática
Para que a Gestão de Estoque seja adotada como o esperado, os seus colaboradores devem seguir 4 etapas de controle de mercadorias, confira.
1. Inventário
O inventário é o controle do que tem no estoque e o que está registrado no sistema. É preciso que ambas as contagens estejam de acordo e sejam revistas periodicamente. Dessa forma, é possível determinar se houveram falhas no cômputo ou outras avarias.
Para realizar a verificação do inventário, basta seguir as 5 etapas abaixo.
1.1. Defina Horário de Início
É preciso escolher horários de baixa movimentação no estoque, evitando que produtos sejam retirados durante a realização do inventário e a conta seja comprometida.
Com isso, é aconselhável reservar um dia e horário fixo, deixando toda a equipe informada para evitar a circulação no local.
1.2. Estoque Organizado
É imprescindível ter um espaço de estoque organizado para a contagem de inventário. Cada item deve possuir o seu lugar próprio, facilitando tanto a contagem quanto a separação da mercadoria para ser entregue ao cliente.
1.3. Catalogue Espaços
Se o responsável pelo inventário perceber que há itens fora do local, organize. Se possível, uma dica é catalogar os espaços para a identificação se tornar mais ágil, poupando tempo de trabalho e conseguindo desenvolver o inventário com maior fluidez.
1.4. Contagem
A parte que é preciso maior atenção do colaborador é o momento da contagem de produtos.
Aqui, um conselho importante é: quando há caixas de mercadorias, contar item um por um. Isso porque pode haver caixas com itens faltando e, adicionando esse produto “fantasma” na contagem, estará comprometendo o inventário.
Inclusive, é indispensável averiguar se as mercadorias continuam em bom estado.
1.5. Recontagem
Por mais cansativo que seja, a recontagem é necessária para garantir que a quantidade de produtos esteja de acordo com o que consta no sistema.
2. Cadastro
O cadastro de mercadorias deve ser realizado com muito cuidado para que não seja registrado o número incorreto de produtos no estoque da sua distribuidora.
Uma medida eficaz para que não haja equívocos durante o cadastramento de itens é o realizar assim que a mercadoria chegar na sua distribuidora ou estiver pronta da produção.
3. Performance de Venda
Não poderíamos deixar de citar o acompanhamento da performance de venda. Isso é necessário para que os preços estejam de acordo com a saída de produtos e, com isso, a distribuidora não tenha prejuízos.
Inclusive, é de se considerar, em períodos de grande saída, seja por festividades ou eventos pessoais, fornecer descontos ou promoções, fidelizando o cliente.
4. Sortimento
Por fim, se o promotor da sua empresa perceber que os produtos não estão dando uma boa saída, ou seja, não está havendo compra no estabelecimento do cliente, uma solução é oferecer uma outra mercadoria semelhante, como as Top of Mind.
É comum que o produto não converse com o público de alguns consumidores e, a partir de então, seja preciso apresentar outras mercadorias para suprir essa falta.
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