FTE - Full Time Equivalent é o que está faltando para a empresa que necessita ter conhecimento do tempo de produtividade de seus colaboradores em relação a carga horária desempenhada mensalmente.
Portanto, se você sente que a empresa em que trabalha não tem essa informação e sequer sabe como a calcular o FTE, colocar em prática nos negócios ou quais questões devem ser levadas em consideração na hora de sua análise, acompanhe esse artigo!
O que é FTE?
Em primeiro lugar, precisamos salientar que independente da carga horária do colaborador ser de período integral ou meio período, sempre haverão pausas, seja para:
- Comer algo ou tomar um café;
- Participar de reuniões corporativas, o que, apesar de fazer parte das necessidades da empresa, não é especificamente a atividade que o colaborador desempenha;
- Idas ao banheiro;
- Situações emergenciais, tanto internas quanto externas;
- Ou mesmo uma simples pausa para respirar e descontrair um pouco.
Dessa forma, as horas de trabalho nunca serão exclusivamente destinadas à produtividade, sempre havendo alguns períodos ociosos que podem totalizar uma “perda de tempo” significativa no final do mês.
Então, pode-se enxergar a necessidade da aplicação de FTE nos seus negócios, ou seja, você precisará aprender a calcular o tempo de produtividade mensal de cada colaborador e analisar se a jornada de trabalho está valendo o custo.
Inclusive, esse cálculo representará uma grande mudança no aspecto organizacional da sua empresa, identificando quando deverá ocorrer contratações, cortes e redução de custos no departamento de Recursos Humanos.
Curiosidade: o FTE é comparado ao ROI, já que ambos são métricas de retorno, respectivamente colaborador e investimento, para a empresa. Se você ainda não sabe calcular o ROI de sua empresa, clique aqui.
Benefícios FTE
O método Full Time Equivalent é responsável por diversos benefícios na empresa, sendo fundamental sua aplicação para otimizar a gestão de Recursos Humanos e guiar as ações da empresa para alcançar o sucesso.
Veremos algumas dessas vantagens a seguir.
Identificação de Colaboradores por Demanda
O FTE, sendo um otimizador para o RH, será um facilitador na hora de analisar a demanda do negócio e compreender se a quantidade de colaboradores está sendo suficiente para suprir tal demanda da empresa.
Necessidade de Novas Contratações ou Cortes
Com a possibilidade de análise de colaboradores e demanda, a facilidade na hora de identificar uma necessidade de contratação será maior. Além de proporcionar uma visão prévia de como será o retorno de produtividade do novo integrante da equipe.
Inclusive, os indicadores de produtividade também serão responsáveis por definir onde haverá cortes de pessoal.
Adaptações na Empresa
Com a identificação de colaboradores por demanda, você será capaz de realizar adaptações na rotina de seus colaboradores, inclusive em suas cargas horárias. Dessa forma, haverá uma otimização de processos positiva para o negócio.
Comparação entre Empresas
Com a análise de operações proporcionadas pelo FTE, a possibilidade de comparar os resultados da sua empresa com outras aumenta.
Além disso, é possível que a comparação seja aplicada sobre a produtividade dos colaboradores.
Em outras palavras, sempre que outra empresa apresentar maior produtividade que a sua, vale estudar os métodos que ela tem adotado para colocar em prática no seu próprio negócio.
A mesma vantagem em relação à comparação surge quando se fala de métricas e metas, tornando mais fácil a escolha de objetivos que, apesar de alcançáveis, são desafiadores para seus colaboradores.
Redução de Custos
Agora chegamos na questão que muitos profissionais do departamento de Recursos Humanos possuem, a redução de custos.
Uma série de medidas são tomadas para que haja o corte de gastos, como por exemplo:
- Ajuste no salário de futuras contratações;
- Automatizações possíveis em processos manuais;
- Redução de turnover;
- Verificação de headcount;
- Melhoria nos treinamentos de colaboradores.
No entanto, a redução de custos se torna mais eficiente quando se é aplicado o método Full Time Equivalent, podendo ser o primeiro passo para ter o conhecimento de onde os cortes devem começar.
Logo, é necessário alinhar o FTE com as medidas citadas anteriormente, garantindo um bom retorno das decisões tomadas pela empresa.
Como Calcular FTE
Em primeiro lugar, o FTE nada mais é do que o total de horas contratadas do total de colaboradores semanalmente.
Sendo assim, vale ressaltar que 1 colaborador em tempo integral representa 1 FTE, enquanto que 1 colaborador de meio período representa 0,5 FTE.
O cálculo do Full Time Equivalent é consideravelmente simples, basta levar em conta os seguintes fatores:
- Férias;
- Feriados;
- Faltas justificadas.
Agora, sabendo a quantidade de colaboradores que trabalha em regime integral ou meio período, vamos começar com os cálculos.
1. Cálculo para Colaboradores Integrais
Os colaboradores que trabalham nesse tipo de regime geralmente possuem uma jornada de 40 horas de trabalho semanais, logo:
- Deve-se multiplicar a quantidade de colaboradores integrais pela carga semanal (40 horas)
- O resultado será multiplicado pela quantidade de semanas trabalhadas por ano (52 semanas).
Agora acompanhe o exemplo:
- Existem 10 colaboradores que trabalham 40 horas semanais, ao se multiplicar as partes, o resultado é 400;
- Multiplicando 400 pelas 52 semanas do ano, o resultado é de 20.800 horas trabalhadas por ano.
2. Cálculo para Colaboradores Meio Período
Esse cálculo é importante para empresas que possuem, em sua equipe, colaboradores que trabalham em regime parcial, veja:
- Multiplicar a quantidade de horas trabalhadas durante a semana pelo número de semanas que foi trabalhado.
Exemplo na prática:
- 1 colaborador trabalhou 10 horas por semana em um período total de 5 semanas. O resultado disso será de 50 horas trabalhadas.
Certamente tal cálculo deverá ser realizado de forma individual em caso da carga horária desempenhada por cada pessoa seja diferente.
No entanto, em caso de haver mais de 1 colaborador de tempo parcial, basta multiplicar o resultado pela quantidade de pessoas que há. Exemplo:
- 5 colaboradores trabalharam 20 horas por semana em um período total de 5 semanas. O resultado disso será de 500 horas trabalhadas.
Ao final, é preciso somar o resultado de todos os colaboradores. Usando os exemplos descritos acima:
- As 50 horas trabalhadas por 1 colaborador mais 500 horas por outros 5 colaboradores em um período de 5 semanas resultam em 550 horas de trabalho meio período.
3. Cálculo de Ambas as Cargas Horárias
Esse terceiro passo é o mais simples de todos os anteriores, consiste de simplesmente somar o resultado total de horas trabalhadas de colaboradores integrais e dos parciais. Ainda usando os exemplos anteriores:
- 20.800 horas integrais e 550 horas meio período, resultando em 21.350 horas totais.
4. Cálculo de Full Time Equivalent
Se você já calculou as cargas horárias dos colaboradores de sua empresa, agora acompanhe os cálculos abaixo para definir FTE anual:
- Basta dividir o valor de horas totais por 2.080 (valor obtido ao se multiplicar as 8 horas trabalhadas diariamente por 5 dias por semana e por 52 semanas anuais), obtendo o resultado do FTE anual.
Exemplo:
- 21.350 horas totais dividido por 2.080, resultando em 10,26 FTEs.
Aliás, os cálculos podem ser ajustados para obter resultados de FTE diários ou mensais.
Full Time Equivalent
Agora que você já sabe o que é o Full Time Equivalent, para que ele serve e como calculá-lo, é preciso compreender em quais situações ele pode ser aplicado a favor da empresa. Acompanhe!
Calcular os Custos de uma Nova Contratação
Como dito no início deste artigo, o método que estamos tratando aqui é uma grande vantagem para definir quando é necessário novas contratações ou corte de colaboradores, inclusive, no cálculo de custos que gerará uma nova pessoa na equipe.
Logo, para realizar tal cálculo, é preciso se atentar nas seguintes questões apresentadas a seguir.
Recrutamento e Contratação
Quando se é necessário a adição de um novo colaborador na empresa, deve-se considerar que, dependendo do porte do negócio e sua atuação, os custos para recrutamento serão altos.
Sendo assim, é preciso adicionar esses custos nas despesas previstas que o novo contratado gerará.
Salários dos Colaboradores
Os FTEs das novas contratações devem ser balanceados em relação aos colaboradores que já fazem parte da equipe. Isso auxiliará a manter os salários na mesma média, promovendo:
- A saúde financeira da empresa;
- Um bom relacionamento do pessoal com os novos colaboradores;
- Um clima organizacional de qualidade.
Oferecimento de Benefícios
Certamente os benefícios oferecidos aos colaboradores devem ser calculados junto aos outros custos gerados de cada um.
Além disso, é indispensável considerar os valores que o regime CLT traz, ou seja, os impostos que devem ser pagos ao governo.
Aquisição de Equipamentos
Agora, imagine que um novo cargo será criado dentro da sua empresa. Isso levará o departamento de Recursos Humanos a calcular os gastos de:
- Computador;
- Uniforme;
- Ferramentas;
- Móveis;
- Entre quaisquer outros materiais que serão indispensáveis para a nova contratação desempenhar suas tarefas.
Sendo assim, esse é um outro valor que deve ser levado em conta na hora de calcular os gastos gerados por uma nova pessoa na equipe.
Regime de Período
Você sabia que alguns países da Europa adotaram uma jornada de trabalho que consiste de cerca de 6 horas trabalhadas por dia, totalizando em média 30 horas semanais?
Na realidade, essa implementação foi colocada em prática porque foi observado que a produtividade dos colaboradores não decaía durante esse período.
Isso acontece devido a melhora da qualidade de vida, que reflete diretamente na qualidade do funcionário durante o período de trabalho. Interessante, não é?
Inclusive, se você tem curiosidade em descobrir se as equipes de sua empresa melhorariam com uma mudança de carga horária, basta aplicar o FTE e converter em métricas.
Dessa forma, é possível observar a produtividade dos colaboradores e analisar o impacto financeiro que está sendo gerado para a empresa ao se manter tais regimes.
Terceirização Pode se Tornar uma Opção
Existem três opções viáveis em uma empresa:
- Realizar novas contratações;
- Promover seus colaboradores ou, se possível, apenas mudar de cargo;
- Terceirizar os serviços.
No entanto, os custos gerados por uma nova contratação podem não valer a pena. Promover colaboradores ou mudar de cargo, por sua vez, pode exigir uma readaptação e novos treinamentos, o que custará tempo e dinheiro.
Agora a terceirização se torna uma opção válida para empresas que, ao analisar o Full Time Equivalent, prevê que o custo/benefício é positivo.
Motivos de Aplicar o Full Time Equivalent na Sua Empresa Hoje
Como você já pode perceber ao longo deste artigo, o Full Time Equivalent é uma das métricas indispensáveis para manter o equilíbrio da empresa como um todo, tanto em questões de colaboradores quanto em questões financeiras.
Logo, ele pode ser aplicado diariamente, mensalmente ou anualmente para:
- Calcular a produtividade dos seus colaboradores, seja de período integral, meio período ou ambos;
- Calcular os gastos de uma nova contratação, incluindo salário, possíveis equipamentos, impostos para o governo e benefícios;
- Calcular a melhor carga horária para seu pessoal desempenhar um bom serviço para o negócio;
- Calcular quando valerá a pena contratar empresas terceirizadas para desempenhar funções específicas em algum setor;
- Identificar necessidade de contratação ou cortes;
- Realizar a comparação entre empresas;
- Promover a redução de custos.
Aliás, sempre que você identificar fatores que possuam relação com a produtividade e qualidade de serviço de seus colaboradores em comparação com a carga horária exercida e custos, aplique o FTE.
Logo perceberá que as previsões e resultados da empresa possuirão mais precisão quando se tem o cálculo total do Full Time Equivalent em mãos.
Inclusive, lembre-se que a otimização de tempo será o principal fator para um alavancamento de produtividade do seu pessoal.
Agora que você compreende o que é o FTE, quais são suas aplicações, como realizar o seu cálculo e, acima de tudo, o porquê da sua empresa aplicar, chegou a hora de colocar em prática as pesquisas de produtividade de seus colaboradores.
Portanto, se você é um profissional do departamento de Recursos Humanos, é de conhecimento geral a dificuldade de se analisar esse fator significativo para os negócios, mas você pode facilmente mudar isso logo que finalizar esse texto!
Certamente esse artigo foi desenvolvido como um guia completo para você conseguir analisar essa métrica tão importante para a otimização do tempo dos colaboradores, resultando no crescimento da sua empresa.
Aliás, quem sabe a redução no regime de trabalho possa impulsionar seu negócio para um impulsionamento de produtividade dos setores. Para isso, basta usar o FTE!