Com a LGPD no RH, toda a organização se adapta à Lei Geral de Proteção de Dados e conhece seus impactos nos negócios, evitando que haja roubos ou vazamento de dados pessoais e sensíveis de colaboradores, candidatos e clientes.
Para que a adaptação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) seja realizada com eficiência, o RH precisa conhecer os impactos da lei nos processos da empresa, como ela se relaciona no contexto de home office e como a tecnologia presta suporte para garantir sua proteção.
Logo, se você tem alguma dúvida relacionada ao papel do RH na implementação da LGPD na sua organização, acompanhe esse conteúdo.
Quais são os impactos da LGPD no RH da sua organização?
O departamento de RH é um dos primeiros que devem se adequar aos procedimentos da Lei Geral de Proteção de Dados para garantir a preservação e a proteção dos dados pessoais de seus colaboradores, candidatos e clientes.
Esse setor é responsável por ter uma documentação de consentimento do uso de dados dessas pessoas no negócio, constando a finalidade de sua utilização e por quanto tempo os dados de cada indivíduo serão armazenados.
Ainda, o departamento de Recursos Humanos deve se atentar às seguintes atividades do cargo que exigem maior atenção em relação à lei:
- Banco de currículos da organização;
- Dados fornecidos à seguradora de plano de saúde ou à outras empresas que proporcionam benefícios aos membros das equipes;
- Dados enviados aos responsáveis por fechar a folha de pagamentos de colaboradores e fornecedores;
- Envio de dados a outras instituições, como o sindicato e órgãos públicos;
- Exames admissionais e demissionais de colaboradores;
- Dados pessoais das pessoas, como o endereço residencial, os dados bancários, os contatos de emergência, etc.
Ainda é válido ressaltar que o RH precisa avaliar a necessidade de coletar alguns dados sensíveis durante os processos de recrutamento e seleção da organização, como gênero, religião e orientação sexual do candidato. A coleta desses dados devem estar ligadas diretamente ao propósito da contratação, caso contrário, configura como desigualdade e exclusão da empresa.
Por outro lado, quando se trata de colaboradores que já integram a organização, o RH também deve ter cautela com atestados médicos e dados relevantes sobre a utilização do plano de saúde ou outros benefícios, os quais são incluídos como dados sensíveis.
Finalmente, o departamento de recursos humanos, juntamente aos líderes e gestores de equipe, devem disponibilizar treinamentos corporativos a respeito da LGPD aos colaboradores e reforçar a indispensabilidade da proteção de dados para a empresa, construindo uma cultura organizacional forte no negócio.
Como a Lei Geral de Proteção de Dados se porta frente ao cenário de home office?
Devido a pandemia da Covid-19, muitas organizações transferiram suas atividades presenciais para home office, permitindo os colaboradores trabalharem em suas próprias casas para melhor proteção de sua saúde, no entanto, como a LGPD é aplicada nesse cenário?
A verdade é que existem alguns pontos que precisam ser observados com maior cautela para assegurar a segurança de dados da organização mesmo longe da empresa:
- Registrar a comunicação entre o departamento de RH com colaboradores e candidatos da empresa de maneira que haja simples acesso para eventuais conferências posteriores;
- Armazenar documentos de consentimento e autorização de clientes;
- Determinar quais são as políticas de segurança da informação da organização para os profissionais de RH que estão trabalhando remotamente para que se evite vazamento ou perda de dados;
- Revisar e ajustar as políticas internas de uso de dados pelos colaboradores da companhia, deixando claro o que pode ser feito e o que não pode durante o home office;
- Disponibilizar treinamentos corporativos a respeito de boas práticas de uso dos dados internos para evitar problemas relacionados à lacunas de conhecimento dos colaboradores e sua ingenuidade frente à tecnologia, assim evitando o descumprimento da LGPD;
- Implementar soluções seguras que permitam armazenar os dados de colaboradores, candidatos e clientes de maneira eficiente e sem risco de invasões ou roubo de informações.
Colocando em prática esses pontos supracitados, a Lei Geral de Proteção de Dados se adequa ao modelo de trabalho home office, protegendo informações sensíveis, pessoais e sigilosas dos envolvidos e assegurando o sigilo de dados tanto de forma presencial quanto remota.
Como a tecnologia é capaz de prestar suporte na proteção de dados pessoais e sensíveis?
Para que a tecnologia preste um suporte eficiente na proteção de dados pessoais e sensíveis de colaboradores, candidatos e clientes, além das próprias informações sigilosas da organização, é preciso que softwares de gestão de RH sejam implementados para as equipes do setor, permitindo um armazenamento seguro e minimizando problemas em potencial.
Além disso, a tecnologia também permite que haja maior autonomia dos colaboradores em relação aos dados coletados de clientes, simplificando o acesso deles às informações dos consumidores e realizando edições e remoções quando necessário.
Por fim, a implementação da tecnologia facilita a gestão de dados realizada por gestores e líderes corporativos porque, como o fluxo de dados é alto, o software presta suporte a observação, curadoria e análise dos dados coletados diariamente.
Como adaptar a sua organização à Lei Geral de Proteção de Dados?
O primeiro passo para que ocorra a adaptação da organização à LGPD é a conscientização de que os colaboradores precisam passar por um treinamento corporativo relacionado à Lei Geral de Proteção de Dados. É fundamental compreender o que é a LGPD, quais são os impactos que ela causa na empresa, quais são suas sanções e como se adaptar a ela.
Inclusive, vale lembrar que esse treinamento não é apenas para os colaboradores que lidam com os dados da organização, mas todos os profissionais que integram a companhia, assim se torna possível prosseguir de acordo com a lei.
Além da ação de capacitação de todos os colaboradores, as equipes que lidam diretamente com os dados devem passar por mais um treinamento, o que pauta as boas práticas da LGPD, conhecendo os impactos da lei e como ela deve ser aplicada na rotina da empresa.
O segundo passo diz respeito ao mapeamento de processos da companhia, como a revisão das políticas internas, como funciona os processos de armazenamento de dados, como está sendo feita a segurança de informações, revisar o backup de arquivos e todos os processos que envolvem os dados coletados de colaboradores, candidatos e clientes.
Aqui, é indicado que um especialista em compliance trabalhista seja contratado para que a adequação às leis sejam realizadas da maneira devida.
Finalmente, é recomendado que essa gestão seja feita com frequência para que as minuciosidades dos processos diários sejam analisadas, assim sendo possível antecipar algum problema e, também, evitá-lo que ocorra.
Conclusão
Como visto, o RH possui um importante papel na adaptação da Lei Geral de Proteção de Dados nas organizações e, um dos fatores principais para que a lei seja colocada em prática com eficiência, é a necessidade de haver treinamentos para as equipes.
Sendo assim, conhecendo como a LGPD no RH funciona, entre em contato com a Niduu para capacitar os colaboradores da sua organização sobre a lei, andando conforme ela e conquistando sucesso para o seu negócio.
