A integração remota de colaboradores é um dos processos mais importantes e impactantes para uma organização, então reconhecer os desafios e como combatê-los, assim como conhecer seus princípios e como implementar suas práticas na organização é essencial.
A preocupação em não realizar uma integração eficiente acomete muitas organizações mundiais porque, segundo a Jobvite, as consequências envolvem:
- Baixa produtividade de novos talentos porque não receberam as orientações necessárias sobre as atividades do cargo durante o processo de integração;
- Comprometimento da qualidade do processo quando as informações precisas para realizar as tarefas não são disponibilizadas de maneira clara e hospedadas de maneira digital para simplificar o acesso aos recém-contratados;
- Integração ineficiente devido à falha no acompanhamento dos novos talentos por parte dos líderes de equipe, os quais devem coletar feedbacks constantes acerca do processo.
Além disso, um dos dados mais relevantes sobre uma integração que não atingiu bons resultados é o fato de que 20% dos profissionais solicitam o desligamento da empresa após 45 dias de contratação.
Todos esses dados representam malefícios para a organização porque comprometem sua reputação, reduzindo a imagem de uma boa marca empregadora, negativando o employer branding e aumentando a rotatividade de colaboradores.
Portanto, é fundamental que a integração remota de colaboradores seja bem estruturada, implementada com cuidado e colocada em prática com excelência.
Quais são os desafios da integração remota de colaboradores?
Mesmo que a integração de colaboradores seja essencial para todas as organizações, ainda existem muitos desafios a serem enfrentados quando esse processo necessita ser realizado de maneira remota.
A seguir há três desafios principais da integração à distância e como é possível combater cada um, acompanhe.
Desafio #1: sentimento de isolamento
O sentimento de isolamento é comum quando a integração é remota, principalmente no momento em que o país está vivendo. Porém, como driblar esse desafio?
Como a interação humana representa um grande papel na integração de novos talentos porque os recém-chegados e os colaboradores antigos se conectam e criam vínculos durante o processo, a solução é atribuir mentores.
Em outras palavras, os novos talentos se mantêm em contato direto com colaboradores específicos que trabalham nas áreas que começarão desempenhando função. Assim é possível criar um laço entre as partes, combater o sentimento de isolamento e proporcionar uma orientação precisa e suporte eficiente sobre as atividades do cargo.
Desafio #2: comunicação assíncrona que resulta em falhas de contato
Tanto durante a integração quanto no trabalho remoto, a comunicação assíncrona é bastante comum porque as pessoas não estão presencialmente na empresa e, apesar dessa questão não ser necessariamente ruim, pode gerar algumas dificuldades na companhia, como a falha na comunicação.
Para colaboradores que já estão acostumados com os canais de comunicação, é simples manter uma conversa e troca de informações eficiente, mas para aqueles que chegam agora, pode não ser tão óbvio assim.
Portanto, para combater essa dificuldade, é importante, durante o processo de integração, pautar com profundidade sobre a maneira que a comunicação é realizada na empresa, por exemplo:
- O WhatsApp é uma opção viável de canal de comunicação para os recém-chegados?
- É autorizado a realização de ligações para números de contatos pessoais quando necessário?
- Qual o prazo para responder um e-mail ou mensagem referente às questões do cargo?
Deixar claro como a comunicação assíncrona funciona dentro da organização é imprescindível para que os novos talentos não vivenciem falhas e comunicação, tanto durante a integração quanto desempenhando suas funções na empresa.
Desafio #3: transição da integração para treinamento
Uma das etapas mais importantes da integração é o momento de treinar os novos talentos e, quando necessário, os colaboradores antigos também. No entanto, se a integração é remota, como realizar a capacitação da equipe?
Atualmente, existem soluções de educação corporativa à distância, como as trilhas de aprendizagem gamificadas, as quais disponibilizam cursos e módulos de aprendizagem online que garantem eficiência no desenvolvimento dos colaboradores.
Com uma solução em educação remota, como a Niduu, a transição da integração para a capacitação se torna simples e suave, o que também é uma grande vantagem para a retenção do conhecimento.
Como é possível otimizar o processo de integração à distância?
A integração remota deve ser um processo bem elaborado e construído para atingir o sucesso, mas antes de colocá-lo em prática, existem quatro princípios responsáveis por otimizar o processo.
Princípio #1: deixar a papelada pronta
A papelada é responsabilidade do departamento de RH, então como a integração é realizada à distância, é fundamental reunir todos os documentos necessários para enviá-los ao recém-chegado assinar.
Inclusive, se há um departamento de TI na organização, ele é capaz de desempenhar um importante papel no momento de direcionar as papeladas e documentos ao novo talento de forma segura e protegida, mantendo a organização em conformidade com a LGPD.
Princípio #2: enviar o kit de boas-vindas e equipamentos para trabalho
Geralmente, os kits de boas-vindas incluem produtos da empresa, como uma caneta, caderno, garrafa térmica e uniforme com o logo da organização. Esses kits são presentes para os recém-contratados para fazê-los se sentir acolhidos pela empresa.
Em relação aos equipamentos, é imprescindível que o envio também seja realizado ao novo talento, caso esteja trabalhando em regime home office. As ferramentas de trabalho devem ser entregues antes do primeiro dia na empresa para que os novos colaboradores consigam testá-las e aprender a utilizar os aplicativos usados pela companhia.
Princípio #3: configurar as contas e equipamentos
Os novos talentos precisam ter suas contas ativadas nas ferramentas que a empresa utiliza. Essa é uma tarefa tanto do departamento de RH quanto do TI, que devem configurar os acessos.
Inclusive, como o departamento de TI está, comumente, ocupado com outras atividades, é interessante considerar a possibilidade de preparar vídeos explicativos sobre os acessos de ferramentas para que sejam disponibilizados aos recém-chegados.
O recomendado é que o mesmo login e senha sejam utilizados em todas as ferramentas para que o colaborador se lembre dos acessos.
Princípio #4: cultivar o envolvimento com a marca
O último princípio que otimiza a integração de novos talentos diz respeito ao cultivo do envolvimento do recém-contratado com a marca antes de começar o primeiro dia na empresa.
Esse envolvimento é um grande passo para evitar que haja o aumento na taxa de rotatividade de colaboradores na companhia, estimulando a conexão e retendo os profissionais.
Logo, para empregar esse princípio, os três anteriores devem estar em prática e os desafios citados no início deste conteúdo devem ser driblados.
As 7 práticas do processo de integração remoto
Dentro do processo de integração remoto, existem sete práticas imprescindíveis para que os novos talentos sejam incluídos na equipe e na organização de maneira eficiente. Para conhecer cada uma e colocar em prática na sua empresa, acompanhe o conteúdo a seguir.
Prática #1: pré-embarque
Apesar de muitos recrutadores e profissionais de RH não darem tanta importância para o pré-embarque, essa é uma prática essencial para os novos talentos, tanto em integrações à distância quanto nas presenciais, porque é o momento de criar um vínculo entre a empresa e o colaborador.
O pré-embarque consiste em todas as etapas de integração realizadas antes do primeiro dia de trabalho do novo talento, como o envio do kit de boas-vindas, a entrega dos equipamentos para o cargo, a assinatura do contrato e a disponibilização de uma capacitação antecipada ao profissional.
Prática #2: avaliação do plano de integração
A avaliação do plano de integração deve ser realizada com frequência para determinar se os aspectos do processo continuam de acordo com as metas, objetivos, práticas e crenças da empresa.
Uma pergunta que pode ser respondida quando estiver sendo realizada a avaliação da integração é: quais são os procedimentos, habilidades e informações que os novos talentos precisam estar cientes e possuir para que obtenham sucesso em seus cargos?
Lembre-se que a integração deve proporcionar etapas importantes e realmente necessárias para preparar os recém-contratados para o cargo. A estratégia deve ser uma sequência coerente de integração, evitando passos dispensáveis e focando na experiência do novo talento na empresa.
Prática #3: ferramentas para integração remota de colaboradores
As ferramentas para integração remota são indispensáveis para os novos talentos, os quais têm a chance de se manterem conectados com a equipe e com a organização como um todo.
Para atingir o sucesso nessa prática, as ferramentas devem ser escolhidas com cuidado. As melhores opções são capazes de simplificar os acessos e a comunicação, engajar os colaboradores e capacitá-los com eficiência.
Aqui, uma plataforma de educação corporativa que fornece soluções de microlearning e de integração de novos talentos é a melhor opção, e é exatamente por isso que a Niduu está no mercado.
Prática #4: processo de integração colaborativo
Como o processo de integração é o momento em que os recém-chegados aprendem sobre os seus cargos e atividades diárias, é recomendado que haja a colaboração de profissionais que já integram a empresa.
Assim, além de estimular a conexão e o sentimento de pertencimento à equipe, os novos talentos têm a oportunidade de absorver o conhecimento e as experiências das pessoas que estão há mais tempo na companhia.
Prática #5: processo de integração personalizado
O processo de integração é interativo, envolvente e personalizado de acordo com as estratégias, necessidades e preferências de cada contratação.
Os fatores comuns são existentes e devem ser pautados no processo, mas também é recomendado que o conhecimento, transmitido nos treinamentos corporativos, seja personalizado de acordo com o ritmo, lacuna de ensino e gosto de cada colaborador.
Sendo assim, é importante reconhecer que cada talento tem seu estilo de aprendizagem. Por exemplo, 65% da população costuma ser visual, enquanto 30% são auditivos e apenas 5% cinéticos, segundo a Inc.
Então, mais uma vez a Niduu mostra sua eficiência ao entregar a possibilidade de elaborar trilhas de conhecimento gamificadas e personalizadas que atendem as necessidades de treinamento dos colaboradores.
Prática #6: cultura de feedback frequente
Uma das principais práticas da integração remota é a cultura do feedback, que não representa um benefício apenas para os novos talentos, mas também para a avaliação e elaboração de estratégias certeiras para uma integração de sucesso.
Uma vez que o feedback é coletado dos participantes da integração, é possível determinar:
- Se o processo foi bem implementado;
- Como os profissionais se sentem em relação ao ambiente do trabalho e à empresa;
- Quais são os pontos fracos da integração e como melhorá-los;
- Quais são os pontos fortes da integração e como destacá-los.
Portanto, essa prática também deve estar presente para que haja uma integração remota eficiente na organização.
Prática #7: checklist de integração
O checklist de integração é uma ferramenta de impacto para os recrutadores, líderes de equipe e colaboradores do departamento de RH porque uma lista de verificação de tarefas é disponibilizada para preenchimento, o que permite que os profissionais acompanhem as etapas e práticas de uma integração de sucesso sem que ocorram erros e falhas no percurso.
Conclusão
Apesar dos três principais desafios da integração ainda serem comuns em diversas organizações, eles são facilmente combatidos por meio dos princípios e práticas de uma integração eficiente de novos talentos.
Então para obter sucesso na integração remota de colaboradores, coloque os apontamentos realizados nesse conteúdo em prática, além de entrar em contato com a Niduu para conhecer as melhores soluções para a integração dos seus colaboradores.
