Delegar tarefas é preciso. Como líder, se você seguir a premissa de que “se quer bem feito, faça você mesmo”, seus resultados, orçamento, assim como a sua saúde física e mental e os seus relacionamentos podem estar comprometidos.
Por mais difícil que seja, chega um momento em que é necessário aceitar que você não é o único capacitado para realizar tarefas com sucesso dentro da empresa.
O receio de delegar o trabalho para sua equipe pode trazer grandes consequências e custar caro ao projeto: prazos não são cumpridos, você perde a confiança do seu cliente e da sua equipe e devido à sobrecarga, o resultado deixa a desejar.
Por isso, saber delegar as tarefas de uma maneira eficiente é uma das maiores habilidades que o gestor pode ter e também uma das maiores dificuldades apresentadas nessa área. E é por isso que a Niduu preparou esse artigo para você!
Mais do que compartilhar tarefas, um bom gestor precisa saber ainda qual a forma correta de fazer isso, caso contrário, pode perder o controle e acabar gerando resultados negativos para a equipe, empresa e para a sua imagem como líder.
Mas não se preocupe, pois tudo isso será esclarecido ao longo deste artigo. Vamos mostrar o que é e o que não delegar uma tarefa e te mostrar formas simples de fazer isso, só que com eficiência! Continue lendo.
O que é delegar tarefas?
Como percebemos, não se pode fazer tudo sozinho e esperar que os resultados sejam extraordinários.
E para delegar tarefas com eficácia, você precisa definir o que somente você pode fazer. Ocupando um cargo alto, com certeza você tem tarefas que só você pode dar conta delas.
Mas é preciso pensar, sem apego, em outras demandas que está a fazer e que podem ser feitas por outra pessoa da sua equipe de trabalho.
Para entender o que é delegar tarefas e trabalhar esse aspecto, é importante também buscar compreender de onde vem a sua dificuldade na delegação de tarefas, que pode estar ligada a diversos motivos, como:
- Falta de confiança na equipe;
- Dificuldade em administrar as tarefas e prazos;
- Desejo de perfeição nas entregas;
- Vontade de que tudo saia exatamente do jeito que quer;
- Dificuldade de cobrar entregas.
Ou mesmo do fato de que a sua carreira te levou a gestão e se tornou um gestor por competência, ou ainda um empreendedor, deixando antigas áreas técnicas ou operacionais, para assumir a liderança de equipes ou do próprio negócio.
Mas vale ressaltar que para cada um desses motivos, existem soluções que podem facilitar esse processo, já que essa habilidade é fundamental para qualquer líder de excelência.
Para isso, você precisa conhecer o seu time, para conseguir adequar as tarefas que delega aos interesses e competências dos seus funcionários, mas isso nós vamos explicar mais para frente.
De forma geral, só se deve delegar tarefas a pessoas:
- Responsáveis;
- Competentes;
- Com mente empreendedora e aberta;
- Proativas;
- E motivadas.
Encontrar colaboradores talentosos, que gostam de desafios e estão motivado, ele incentiva e ajuda não só a equipe, como a própria chefia, a ver caminhos mais funcionais para os negócios. Então atenção para o momento de recrutamento e seleção da sua empresa!
Tudo isso é parte de um processo de crescimento. E através de um líder que desenvolve sua a capacidade de dividir tarefas com o time e que não centraliza os processo, cria-se uma figura mais empática, de referência e de confiança.
E como a base de todo relacionamento é a reciprocidade, essa troca também faz com que você, como líder consiga desenvolver seu time e confiar cada vez mais, para tornar o processo de compartilhar tarefas cada vez mais simples.
E não deixe de se atentar ao termo utilizado, pois estamos falando da presença de um líder e não de um chefe.
Além do mais, um gestor que sabe como agir e delegar, consegue ter mais tempo para focar em outras habilidades e técnicas, montar um planejamento estratégico, que lhe trarão mais oportunidades de crescimento profissional e pessoal.
Então se a sua ideia de delegar tarefas estava ligada ao conceito de incompetência, é hora de rever essa ideia, já que é exatamente o contrário. Quer dizer apenas que você confia e acredita na qualidade da sua equipe.
Ao dividir as demandas, você oferece para a sua equipe a oportunidade de aprender e desenvolver conhecimentos, de crescer profissionalmente e de se fortalecer.
Mas cuidado, para não confundir e exagerar.
Veja agora o que não é delegar tarefas!
O que não é delegar tarefas?
Antes de começar a compartilhar trabalhos com a equipe, é preciso entender que quando falamos de delegar tarefas, não estamos falando de transferir responsabilidades.
Também não é sobre dar ordens e esperar que as pessoas se virem para seguirem, dentro do prazo que você estabeleceu.
Um gestor que se preocupa com a equipe e com a qualidade dos trabalhos, vai prezar sempre pelo desenvolvimento das pessoas. E por isso, a forma ideal é através de uma comunicação clara, objetiva e com acompanhamento contínuo.
Além disso, a sua figura deve representar para eles uma fonte de auxílio, sempre que for necessário, para oferecer direcionamentos, posicionamentos, ideias e ajudas de forma geral.
Na prática, isso quer dizer que a cada tarefa e a cada projeto repassado para um colaborador, isso exigirá de você acompanhar de perto e supervisionar. Isso significa também, que erros e dificuldades continuarão sob sua responsabilidade.
Deve-se esclarecer que ao delegar tarefas, você não se desliga delas. Apenas abre mão de parte da execução, para deixar o profissional escolhido realizar suas atividades.
Pode parecer complexo, mas não é. Quer saber como fazer tudo isso? Entenda agora!
Como delegar tarefas?
Descubra todos os passos necessários para delegar tarefas e obter êxito como líder na sua empresa.
Conheça bem a sua equipe
Conforme falado anteriormente, o primeiro passo para delegar tarefas é conhecer a sua equipe. E mais do que conhecer, é preciso saber identificar quais as principais habilidades e aptidões de cada membro da equipe.
Procure reconhecer quem está preparado para receber tarefas que envolvem mais responsabilidade, e veja o que pode ser feito para capacitar aqueles que não estão tão preparados assim.
Vale destacar que nem sempre o funcionário mais qualificado no papel será o ideal. Em alguns casos você pode necessitar de outras habilidades além das técnicas, que irão fazer com que outro desempenhe a função da melhor maneira possível.
Tenha como objetivo construir uma equipe unida, em sintonia e vencedora, para facilitar essa troca e essa colaboração de todos nos projetos da empresa.
Comunique-se de forma clara e com prazos
Uma boa distribuição de demandas, deve ter uma comunicação clara. E para isso, é preciso que haja sempre uma boa conversa, com todas as explicações necessárias.
Deixe claro o objetivo da tarefa, o que você espera, qual a forma que você faria e transmita todas as informações necessárias que o colaborador possa precisar.
Isso não significa que você esteja acabando com qualquer iniciativa, liberdade e proatividade. Apenas estará dando as instruções exatas sobre o que espera de cada trabalho e como ele impactará no resultado final do projeto.
E para dar continuidade, cobrar a qualidade e poder supervisionar, você também precisa contar com mecanismos de avaliação e de cobrança. Um destes mecanismos é o tempo.
A melhor forma de não ter surpresas perto do fim do projeto é definir datas intermediárias, destrinchando as tarefas e cobrando prazos em cada uma de suas etapas. Então estabeleça os prazos para cada etapa e passe essa informação.
Registe o que delegou
Uma boa dica para não se perder naquilo que tem para fazer ou que já pediu a outros é registrar.
Você pode utilizar de ferramentas online ou mesmo manter um formato seu para acompanhar.
O importante é anotar quais as tarefas que delegou, quais os prazos que estabeleceu e a quem as atribuiu.
Acompanhamento, supervisão e feedbacks constantes
Delegar não é perder a qualidade das entregas, muito pelo contrário. Mas para manter ou melhorar essa qualidade, é preciso acompanhar o andamento. Isso quer dizer que você não deve esperar a tarefa ser concluída para dizer como está.
Acompanhe, conforme os prazos citados, a realização dessa tarefa. Além disso, remova os obstáculos. Essa é sua função como gestor, para entender quais são as principais dificuldades da equipe e tentar reduzi-las ao mínimo possível.
Os obstáculos podem ser desde equipamentos até negociação de prazo, para que o trabalho seja feito de uma maneira mais eficaz. O que vale é que o colaborador tenha todas as condições para realizar o que lhe foi pedido.
Então ajude quando for necessário e, acima de tudo, ouvindo as propostas que o seu colaborador possa trazer.
Dessa forma, ao final, não terá nenhuma surpresa desagradável e pode até se surpreender quando avaliar os resultados.
E não se esqueça de dar retornos constantes aos seus funcionários, antes, durante e depois - em todas as etapas do processo, para que eles saibam se estão acertando ou não.
Em casos de que o colaborador não tenha atingido as suas expectativas, o mais correto é mostrar passo a passo em quais momentos da execução poderia realizar de maneira diferente.
O colaborador também precisa saber que seu esforço e sua pro atividade são essenciais para atingir o sucesso profissional e, além disso, mostre que ela pode recorrer a você sempre que tiver dúvidas. E esteja aberto a isso.
O feedback, seja positivo ou não, ajuda a construir um ambiente mais eficiente, com processos de qualidade e harmonia entre empregador e empregado.
Tenha objetivos
Profissionais motivados sabem o que querem e onde querem chegar. Então tenha seus objetivos em mente na hora de executar e compartilhar projetos.
Desde os macro aos micro objetivos, é importante que sejam trabalhados na cultura da empresa. Por isso, na hora de delegar uma tarefa, deixe claro para o time e para os colaboradores envolvidos qual o objetivo dela.
Converse sobre:
- A importância daquela tarefa para a empresa no seu objetivo macro e micro,
- Como ela vai impactar o negócio;
- Porque você escolheu aquela pessoa específica e não outras para executá-la.
Isso vai ajudar a manter o trabalho eficiente, a motivação e a garantir um bom resultado final.
Deixe o ego de lado
No mundo empresarial existe muita vaidade, principalmente quando se é especialista em determinado assunto ou área.
Com isso, existe uma tendência de que as pessoas se apeguem demais à sua forma de executar as tarefas e não estejam muito abertas a métodos alternativos. Porém, quando se trata de delegar tarefas, isso não pode acontecer.
É necessário deixar o ego de lado e entender que, diante das inúmeras maneiras de se realizar uma tarefa, pode existir uma mais eficiente que a sua, ou que seja mais confortável para o colaborador.
Mostrar para o time que se está aberto a mudanças é essencial e não só vai ajudar no bom andamento dos projetos delegados, como também abrir espaço para inovações e melhorias na empresa.
- Ouça o que os seus funcionários tem a dizer:
Para exercitar esse aspecto, você pode também ouvir sugestões e avaliações sobre a empresa, sobre o seu papel como líder, sobre a demanda, entre outras coisas.
E se essas pessoas estão dispostas a dar seu melhor pelo crescimento da empresa, você também precisa aceitar sugestões, ainda que pequenas e liderar.
Desde as pequenas demonstrações de interesse no que o outro tem a dizer lhe farão mais preparado para ouvir futuras propostas de maior peso e mostrarão à equipe que você está aberto às propostas.
Diga obrigado
Quando alguém concluir uma tarefa ou um projeto que você delegou, demonstre apreciação genuína e aponte coisas específicas que eles fizeram certo ou bem.
Quando você faz isso, está dando às pessoas um roteiro para que vejam o que elas devem continuar a fazer para ter sucesso.
Este é o passo mais simples, mas um dos mais difíceis para muitas pessoas aprenderem.
É também uma forma de inspirar a lealdade e proporcionar satisfação real pelo trabalho realizado.
Desenvolva o seu time: ofereça aprendizado
Forme um time que tenha mais confiança em si, no trabalho que realiza e também no seu superior.
Aposte no seu desenvolvimento e dos funcionários não só como profissionais, mas também como pessoas e tenha a certeza de que isso refletirá positivamente nos resultados da empresa.
Conforme dito acima, é preciso oferecer todas as condições para que o funcionário execute a tarefa da melhor maneira e remover impedimentos. Com cursos, treinamentos e focando no aprendizado, isso se torna mais fácil e possível.
Não encare essa etapa como desperdício de tempo e dinheiro, mas como investimento na expansão do seu negócio, para conquistar uma equipe e um atendimento diferenciado.
É assim, que você poderá trabalhar bem a sua gestão de equipe. Saiba mais!
Gestão de equipe
Além de ter as pessoas certas realizando as tarefas certas, para que o processo de delegar atividades seja realmente eficiente, é preciso que você, como gestor de pessoas, veja se é necessário contar com treinamentos.
E a Niduu pode te ajudar a trabalhar todos esses aspectos da Gestão de Equipe, com treinamentos gamificados que se adequem exatamente às suas necessidades.
Nossos treinamentos abordam uma série de conhecimentos e técnicas administrativas especializadas na gestão de pessoas e relacionamento com organizações. E oferecem um auxílio desde as contratações, até clima organizacional.
Agora que você já sabe como delegar tarefas e melhorar sua gestão de equipe, não fique estagnado. Cresça e ajude a sua equipe a crescer com você.